ابزارهاي جمع آوري اطلاعات در ABC

علت اصلي موفقيت پروژه‌هاي پايلوت ABC اين است كه اين پروژه‌ها به گونه اي طراحي شده اند كه داده‌هاي توليد شده ABM  براي كاركنان عملياتي سودمند باشد.در اين رهگذر داده‌هاي مربوط به قيمت تمام شده محصولات نيز بعنوان اطلاعات جانبي بدست مي‌آيد.
تشريح علت اين موفقيت در حوزه رفتار سازماني قرار مي‌گيرد. هنگاميكه كاركنان عملياتي از ابتدا در طراحي سيستم هزينه‌يابي سازمان مشاركت دارند، اين سيستم نيازهاي آنان را بهتر برآورده مي‌سازد. آنان مايل هستند كه اطلاعات هزينه‌اي جديد با قابليت اطمينان بالا در دوره‌هاي زماني مختلف و بموقع گزارش داده شود. اگر واحد حسابداري متولي تغيير سيستم هزينه‌يابي باشد كاركنان عملياتي اين گونه پروژه‌ها را به عنوان يك پروژه بي فايده مالي تلقي مي‌كنند. بياد داشته باشيد كه اجراي يك پروژه ABC به مراتب آسانتر از نگهداري آن است .
در مدل‌سازي ABC هزينه سازهاي منبعي يك مفهوم ابداعي بشمار مي‌روند. در سيستم‌هاي سنتي ذيحسابان مالي معمولا هزينه‌هاي واحدهاي پشتيباني را بصورت گام به گام و متوالي براساس درصدهاي تخميني بر واحدهاي اصلي تخصيص مي‌دهند.  اين تخصيص‌ها اغلب بدليل روابط سليقه‌اي ميان منابع و خروجي‌ها نظير متر مربع يا تعداد كاركنان داراي نارسايي‌هاي مي‌باشد. اين گونه تكنيك‌هاي تخصيصي يكسان منابع براي حسابداران كارآساني است اما براي استفاده كنندگان از اطلاعات هزينه‌اي هرگز مفيد نمي باشد.
با استفاده از ABC هزينه سازهاي منبعي جايگزين تخصيص‌هاي گام به گام با
روابط علي و معلولي در سطح فعاليت و نه درسطح واحدهاي سازماني مي‌گردند.
هزينه سازهاي منبعي براوردهاي معقول زمان، كار يا هزينه مي‌باشند كه اغلب از طريق مصاحبه‌ها بدست مي‌آيند. در برخي موارد، سيستم‌هاي گزارش دهي كار و يا سفارش كار بعنوان مثال سيستم‌هايي كه توسط بخشهاي تعمير و نگهداري استفاده مي‌شوند از جمله منابع ديگري بر جمع آوري اطلاعات محسوب مي‌شوند.  
فرمهاي جمع آوري اطلاعات و مصاحبه تنها منبع برآورد هزينه سازهاي منبعي نمي باشند. بلكه از آنها بيشترين استفاده مي‌شود. ابزارهاي ديگري بشرح ذيل جهت جمع آوري داده‌ها استفاده مي‌گردد:
?مشاهده
?سيستم‌هاي زمان سنجي
?پرسشنامه ها
?گزارشات كاري روزانه
امروزه تعداد كمي از سازمان‌ها از ABC براي تهيه صورتهاي ماهيانه و گزارشهاي انحرافات بودجه‌اي استفاده مي‌كنند . شركتهاي بسياري از يك دوره زماني مشخصي در شرايط كاري عادي و نرمال نظير يك فصل و يا يك سال مالي استفاده مي‌نمايند. در اين موارد ABC تصويري از يك دوره زماني مي‌باشد. اگر تركيب فعاليتها و محتواي آنان بسرعت تغيير نمايند، از دوره‌هاي زماني متناوبي در ABC بايد استفاده نماييم.
اگر مديران مي‌خواهند تا تصويرپويايي از هزينه‌هاي واقعي جهت كنترل فعاليتها و ارزيابي عملكرد داشته باشند‌، نبايد فقط به داده‌هاي حسابداري مراجعه نمايند. آنها بايد از معيارهايي كه شاخصهاي كيفيت، زمان و هزينه‌ها را شامل و تركيب مي‌نمايد، استفاده كنند. ولي آنان هرگزنبايد اين معيارها را بصورت مجزا مورد بررسي قرار دهند. در نهايت، شاخصهاي عملكرد به همراه پاسخگويي در قبال آن شاخصها مهمترين موضوع خواهد بود. شما به هر انچه كه مي‌توانيد اندازه‌گيري كنيد دست خواهيد يافت. ABC/M باعث مي‌شود شاخصهاي غيرعملكردي و نامناسب كاهش يافته و شاخصها عملكردي و مناسب در راستاي اهداف و استراتژي‌ها قرار گيرند.
بازخورد به موقع و معنادار به كاركنان در مديريت فعاليتها و فرآيندها بسيار ضروري مي‌باشد. در صورت لزوم ABC/M مي‌تواند‌، تجزيه و تحليل حسابهاي ماهيانه درآمدها را نيز ارائه نمايد.
كاركنان بايد به ABC/M بعنوان يك ابزار  برنامه‌ريزي پيش بيني هزينه‌ها  و نه يك ابزار كنترلي نگاه كنند.