بودجه‌ريزي عملياتي در شركت‌ها
بودجه جامع برنامه هاي مالي و عملياتي بنگاه براي يك دوره زماني اتي است كه در قالب مجموعه اي از صورت هاي مالي خلاصه شده و در بر گيرنده كليه عمليات و سطوح مديريت واحد تجاري است .به عبارت ديگر بودجه جامع معرف طرح كلي واحد تجاري براي دستيابي به اهداف نهايي ان در بودجه است كه انتظارات مديريت را درباره درامدها وهزينه ها و سود خالص و جريان نقدينگي و وضعيت مالي به صورت مقداري نشان ميدهد.
اين بودجه اثار تصميمات عملياتي و تصميمات تامين مالي را در بر ميگيرد و از دو بخش بودجه عملياتي و بودجه مالي تشكيل ميشود .به عبارت ديگر ميتوان گفت بودجه جامع تصوير فراگير برنامه هاي مالي و عملياتي مديريت براي يك دوره زماني اينده است كه در قالب مجموعه اي از صورت هاي مالي تلخيص شده بيان ميشود .
محصول نهايي فرآيند برآورد و تهيه بودجه يك واحد تجاري، بودجه جامع است كه شامل بودجه هاي جداگانه هر يك از بخش هاي تابعه آن واحد مي باشد. اين بودجه معرف طرح كلي واحد تجاري در دوره بودجه است. بودجه جامع به دو بخش اصلي يعني بودجه مالي و بودجه عملياتي تقسيم مي گردد.در بودجه عملياتي اقلام بهاي تمام شده، هزينه هاي عملياتي و درآمدهاي دوره بودجه‌ريزي مورد بررسي قرار ميگيرد و در نتيجه سود خالص عمليات بودجه‌بندي ميشود. بودجه مالي مشتمل بر بودجه‌بندي وضعيت مالي و ساير بودجه‌هاي مورد نياز مديريت مالي است. ضمنا، بودجه مالي تا حدود زيادي به بودجه عملياتي و وضعيت مالي اول دوره بودجه بستگي دارد. اين بودجه اثار تصميمات عملياتي و تامين مالي را در بر ميگيرد.تصميمات عملياتي حول كاربرد منابع كمياب مي‌گردد و تصميمات تامين مالي بر شيوه تامين وجوه براي تهيه اين منابع متمركز ميشود.
بودجه تصوير كمي برنامه هاي پيش بيني شده مديريت براي يك دوره زماني اتي و ابزاري مفيد براي هماهنگي و اجراي برنامه ها است .بودجه جنبه هاي مالي و غير مالي اين برنامه را پوشش ميدهد و براي سازمان همانند نقشه اي هماهنگ كننده است كه در اينده بايد مطابق با ان عمل شود در بخش مالي بودجه انتظارات مديريت درباره سود و زيان و جريان هاي نقدي و وضعيت مالي اتي به صورت كمي منعكس ميشود .همانگونه كه براي گذشته صورت مالي تهيه ميشود براي اينده نيز ميتوان صورت هاي مالي را تهيه كرد براي مثال صورت سود و زيان بودجه اي –ترازنامه بودجه اي –صورت جريانات وجوه نقد بودجه اي .
بودجه هاي غير مالي زير بناي بودجه هاي مالي است.تعداد توليد يا فروش و تعداد محصولات جديدي كه به بازار معرفي شده اند نمونه هايي از ارقام غير مالي است كه در محاسبه ارقام مالي استفاده ميشود.
اجزاي كلي بودجه جامع : بودجه جامع به دو قسمت بودجه عملياتي و بودجه مالي تقسيم ميشود
الف - بودجه عملياتي: بودجه عملياتي زيربناي بودجه هاي مالي است و نتايج مورد انتظار از اجرايي عمليات اتي واحد تجاري را تشريح مي‌كند و در بر گيرنده صورت سود و زيان بودجه اي و اجزاي ان است .بودجه عملياتي با تهيه بودجه فروش اغاز و با تهيه صورتحساب سود و زيان بودجه اي خاتمه مي‌بابد.
بودجه عملياتي مشتمل بر برآوردها و بودجه بندي فعاليت هاي توليدي و غير توليدي واحد تجاري يا به عبارتي ديگر،اجزاي صورت سود و زيان آن است.
اجزاي بودجه عملياتي به شرح زير است :
1-پيش‌بيني فروش: اين گام كه معمولا در اولين مرحله از فرآيند بودجه تهيه مي شود يكي از مهمترين اجزاي بودجه عملياتي است زيرا اقدامات ديگر تا حدود زيادي به آن وابسته است يا از آن منتج مي شود. پيش‌بيني فروش معمولا به عوامل گوناگوني مانند وضعيت كلي اقتصادي، راهبردهاي قيمت‌گذاري، واكنش هاي رقباي تجاري، وضعيت صنعت بستگي دارد. اگر چه بودجه نهايي فروش بر حسب ريال است اما بايد حاوي جزئيات مشروح و كافي درباره تركيب محصولات و الگوهاي فروش نيز باشد تا بتوان برمبناي آن تصميمات لازم را درباره تغيير سطوح موجوديها و مقادير توليد اتخاذ نمود.
پيش‌بيني فروش بيانگر فروش مورد انتظار است و نقطه اغاز بودجه جامع و پايه بودجه عملياتي است چرا كه گام‌هاي بعدي تا حدود زيادي به ان بستگي دارد. اساس و شالوده پيش‌بيني فروش و ديگر بخش‌هاي بودجه جامع مبتني بر تخمين حجم فروش است.
تهيه پيش‌بيني فروش بر حسب نوع مشتريان مي‌تواند ابزاري مهم جهت تجزيه و تحليل مناطق احتمالي فروش جديد تلقي شود .اين بودجه همچنين براي تشخيص دلايل كاهش فروش به گروه هاي مختلف مشتريان موثر است به طوري كه ميتوان در اسرع وقت كاهش هاي مذكور را شناسايي كرده و اقدامات اصلاحي لازم را به وجود اورد.
به طور كلي سه روش براي پيش بيني فروش وجود دارد :
- استفاده از تحليل هاي اماري و بر اساس شرايط و اوضاع اقتصادي محصولات توليدي
- پيش بيني فروش بر مبناي تخمين مديران و مسئولين فروش
- تحليل عوامل مختلف موثر بر فروش و پيش بيني گرايش هاي اين عوامل در اينده
ممكن است فشار هايي براي كم نمايي و يا فزون نمايي فروش در جريان باشد. برخي از سازمان‌ها هدف‌هاي بلند پروازانه و يا چالش خيز براي فروش در نظر مي‌گيرند. در واقع اين هدف‌ها فزون نمايي درامد مورد انتظار است و نيت ان تحريك كاركنان به تلاش مضاعف و دستيابي به عملكرد بهتر است بر عكس برخي اين پيش‌بيني را محافظه كارانه تهيه مي‌كنند و از روي عمد يا اگاهانه درامدهاي مورد انتظار را كم نمايي مي‌كنند تا به راحتي بتوانند به ارقام بودجه اي دست يابند.
كم نمايي درامدهاي بودجه‌اي (يا فزون نمايي هزينه هاي بودجه اي) زماني اعمال ميشود كه از انحرافات بودجه اي (تفاوت بين نتايج واقعي و مبالغ بودجه اي) براي ارزيابي عملكرد استفاده ميشود. اين عمل در مقابل شرايط نامساعد غير منتظره براي مديران جنبه حفاظتي دارد. مرحله يك از پيش بيني درامد بر مبناي تقاضاي مورد انتظار شروع ميشود ولي گاهي عاملي غير از درامد پيش بيني شده نقطه شروع است براي مثال هنگامي كه تقاضا از ظرفيت توليدي بيشتر باشد يا يكي از اقلام مورد نياز به ميزان كافي عرضه نشود بودجه درامد بر مبناي حداكثر ظرفيت توليد تعيين ميشود.
2-پيش بيني ميزان توليد: پس از تهيه پيش بيني فروش اولين گام تعيين مقدار توليد مي‌باشد. پيش‌بيني ميزان توليد با استفاده از رابطه زير به دست مي ايد:
پيش بيني فروش + موجودي كالاي ساخته شده انتهاي دوره - موجودي كالا ساخته شده ابتداي دوره = مقدار پيش‌بيني توليد
مقدار توليد بايستي با پيش‌بيني فروش و سطح موجودي پايان دوره هماهنگ باشد چرا كه عدم هماهنگي ممكن است منجر به اين موضوع شود كه هنگام نياز به محصولات هيچ‌گونه محصولي در دسترس نباشد و بهنگام عدم نياز محصولات زيادي در انبار موجود باشد.
3-پيش‌بيني هزينه هاي توليد: مجموع بودجه مواد مستقيم، دستمزد مستقيم و سربار ساخت است و پس از تصميم گيري درباره تعداد محصولاتي كه بايد توليد شود براساس پيش‌بيني توليد تهيه ميشود.
پيش بيني مواد مستقيم شامل پيش بيني مصرف مواد مستقيم، پيش بيني خريد مواد مستقيم است. پيش‌بيني مصرف مواد مستقيم بيانگر مقدار مواد مستقيم مورد نياز براي توليد پيش بيني شده مي‌باشد. پيش بيني خريد مواد مستقيم كه بيانگر مقدار و مبلغ مواد اوليه اي است كه بايد خريداري شود اين بودجه با توجه به مقدار مواد مورد نياز در ابتدا و انتهاي دوره تهيه ميشود و از رابطه زير به دست مي ايد:
پيش‌بيني خريد = پيش بيني مصرف مواد + موجودي براورد شده مواد انتهاي دوره – موجودي براورد شده مواد ابتداي دوره
براي تهيه اين بودجه بايستي ساعات كار بودجه شده را بدست اورد .با توجه به مقدار توليد و اينكه هر واحد توليدي چه مقدار زمان ميبرد تهيه ميشود .بودجه هزينه دستمزد مستقيم نيز از حاصل ضرب ساعت كار مستقيم بودجه شده در هزينه بر اورد شده دستمزد مستقيم براي هر ساعت كار به دست مي ايد.
سربار ساخت نشانگر مبلغ هزينه هاي سربار ساخت در دوره بودجه مي‌باشد. اين پيش‌بيني به دو بخش ثابت و متغير تقسيم ميشود كه ريز اقلام تشكيل دهنده بر اساس روش‌هاي براوردي تخمين زده ميشود.
- پيش بيني موجودي كالاي آخر دوره:
اين موجوديها بخش عمده اي از داراييهاي جاري بسياري از واحدهاي تجاري توليدي را تشكيل مي دهد و تصميم گيري در مورد آن يكي از وظايف مهم مديريت محسوب مي گردد. اين بودجه از طريق تعيين بهاي تمام شده هر واحد محصول و ضرب آن در موجودي مورد انتظار در پايان دوره به دست مي ايد .در رابطه با موجودي ابتداي دوره نيز به همين صورت عمل مي‌كنيم
4- پيش‌بيني بهاي تمام شده كالاي فروش رفته: در واحد هاي توليدي بهاي تمام شده كالاي فروش رفته معرف بهاي تمام شده توليد اين كالاها نيز مي باشد. در نتيجه بهاي تمام شده كالاي فروش رفته بودجه شده مستقيما از پيش‌بيني توليد به دست مي آيد. اختلاف بين پيش‌بيني بهاي تمام شده كالاي فروش رفته و پيش‌بيني توليد نيز مربوط به ميزان موجودي كالا در اول و آخر دوره بودجه است. و از رابطه زير به دست مي ايد.
پيش‌بيني بهاي تمام شده كالاي فروش رفته = پيش‌بيني هزينه مواد مصرفي + پيش‌بيني دستمزد مستقيم + پيش‌بيني سربار ساخت + موجودي كالاي ساخته شده اول دوره – پيش‌بيني موجودي كالاي ساخته شده پايان دوره
5- پيش‌بيني هزينه هاي اداري: اين بودجه شامل هزينه فعاليتهاي غير توليدي واحد تجاري است. در پاره اي از موارد برخي هزينه هاي ثابت نيز در اين بودجه وجود دارد كه مي توان در صورت لزوم آن را كم يا حذف كرد. اين قبيل هزينه هاي قابل اجتناب هزينه هاي ثابت اختياري ناميده مي شود. هزينه هاي ثابتي كه در طول دوره بودجه غير قابل اجتناب است به عنوان هزينه هاي ثابت تعهد شده شناخته مي شود.
6- بودجه هزينه هاي فروش و بازاريابي: فعاليت هاي فروش و بازاريابي به نحو مؤثري بر ميزان فروش اثر مي‌گذارد. بنابراين پيش‌بيني هزينه هاي فروش و بازاريابي بايد در مراحل اوليه فرآيند بودجه‌ريزي يعني همزمان با پيش‌بيني فروش تهيه گردد.
ب - بودجه مالي: اجزاي مختلف بودجه مالي عبارتند از :
1- پيش‌بيني سود و زيان خالص: هنگامي كه كليه پيش‌بيني‌هاي مذكور تهيه گرديد به آساني مي توان سود خالص را پيش‌بيني كرد اين رقم كليدي كه معرف هدف واحد تجاري در مورد سود خالص است بسياري از فعاليت هاي اين واحد را در دوره بودجه منعكس مي كند.
در مواقعي كه واحد تجاري انتظار ارقام غيرعملياتي مؤثر بر سود را دارد اين ارقام در پيش بيني سود خالص منظور مي شود. اگر چه ماليات بر درآمد بر مبناي سود واقعي محاسبه مي شود اما به منظور به دست آوردن سود خالص بعد از ماليات مي توان رقم ماليات بر درآمد را نيز برآورد و از پيش‌بيني سود خالص كسر كرد.
2- پيش‌بيني صورت جريانات وجوه نقد اين پيش‌بيني آخرين جزء بودجه جامع است كه در فرآيند طرح ريزي مالي وسيله اي مفيد و كمك مؤثري به مديريت محسوب مي شود. صورت گردش وجوه نقد معمولا با استفاده از ارقام منعكس در پيش‌بيني صورت سود و زيان و تغييرات مانده هاي ترازنامه هاي برآوردي در اول و آخر دوره بودجه تهيه مي گردد.
3-پيش‌بيني ترازنامه اين پيش‌بيني با استفاده از ترازنامه اول دوره بودجه و تغييرات مورد انتظار در مانده حسابها كه در بودجه هاي عملياتي تأمين مالي، مخارج سرمايه اي و نقدي منعكس است، به دست مي‌آيد.
4-بودجه نقدي حفظ نقدينگي كافي به منظور پرداخت بموقع تعهدات يكي از هدف هاي اصلي واحدهاي تجاري است. يكي از ابزارهاي مفيد براي اعمال مديريت بر وجوه نقد تهيه بودجه نقدي است. ضمن تهيه اين بودجه گردش وجوه نقد به طور كلي در دوره بودجه برآورد مي شود. نقطه آغاز اين فرآيند معمولا برآورد وجوه نقد حاصل از عمليات است كه از اصلاح رقم سود خالص بودجه شده به منظور خارج كردن اقلام غير نقدي مانند استهلاك بدست مي آيد.كليه اقلام نقدي غير عملياتي نيز در بودجه نقدي منظور مي گردد. بودجه نقدي سالانه براي اعمال مديريت بر وجوه نقد، بلند مدت و احتمالا غير مفيد محسوب مي شود. بودجه هاي نقدي ماهانه، هفتگي و حتي روزانه ممكن است براي مقاصد ونيازهاي اطلاعاتي مديران مفيدتر باشد. دوره بودجه نقدي معمولا به نيازمنديهاي طرح ريزي، مشكلات و مسائل بالقوه گردش وجوه نقد بستگي دارد. بودجه نقدي كمك مؤثري براي اعمال مديريت بر وجوه نقد و ايجاد توازن معقولي بين نقدينگي و سودآوري مي باشد.
5- پيش‌بيني هزينه هاي سرمايه اي الف. طرح هاي تأمين مالي :
اين طرح ها شامل برنامه هاي واحد تجاري براي انتشار سهام يا اوراق قرضه از يك سود و بازخريد سهام،باز پرداخت اصل اوراق قرضه يا توزيع سود سهام از سوي ديگر است.
ب. بودجه مخارج سرمايه:
بودجه بندي سرمايه اي شامل تهيه اقلام عمده مانند ماشين آلات و تجهيزات و در برخي موارد پروژه هايي نظير اجراي يك برنامه بلند مدت آموزش كاركنان است كه معمولا عمر مفيدي بيش از يك دوره مالي دارند.