هزينه‌يابي عبارت است از طبقه‌بندي و تسهيم صحيح هزينه‌ها به منظور تعيين قيمت تمام شده محصولات و خدمات و تنظيم و ارائه اطلاعات مربوط به نحو مناسبي كه براي راهنمائي مديران و صاحبان سازمان در جهت كنترل عمليات آن قابل استفاده باشد. به اين ترتيب، وقتي صحبت از هزينه يابي مي شود، منظور يك يا چند مورد از موارد زير است :
الف ـ تعيين بهاي تمام شده ساخت يك محصول
ب ـ تعيين بهاي تمام شده ارائه يك خدمت
ج ـ تعيين روشي كه بوسيله آن بتوان هزينه‌ها را مديريت كرد.
تعيين قيمت تمام شده محصول، يك تخصص و فن است، رشته‌اي از دانش بشري است كه تحت عناوين حسابداري صنعتي، حسابداري مديريت، اصول هزينه‌يابي و مواردي از اين قبيل مطرح مي‌شود.
هزينه‌يابي از آن جهت به عنوان بازوي توانمند مديريت محسوب مي‌شود كه اطلاعات مؤثري در جهت انجام مذاكرات آگاهانه، شركت در مناقصات، تخصيص ظرفيت‌هاي توليدي به محصولات سودآور و راهبري، سرمايه‌گذاري جديد براي توسعه ظرفيت‌هاي توليدي در اختيار مديران عالي قرار مي‌دهد.
يكي از الزامات اساسي سازمان ها و واحدهاي پيشرو كه توانسته‌اند به حيات خود ادامه داده و همواره در مسير رشد و توسعه قرار گيرند و در رقابت‌هاي جهاني نقش فعال داشته باشند مجموعه هايي هستند كه داراي سيستم هزينه‌يابي مؤثر و مناسبي بوده‌اند.
هدف اوليه از بكارگيري هر سيستم هزينه‌يابي، دستيابي به هزينه محصولات و خدماتي است كه توليد و ارائه مي‌شود. سيستم هزينه‌يابي بايد در عمل، اقتصادي و مقرون به صرفه باشد و بتواند به تخصيص مبلغ هزينه‌ها به هر يك از محصولات و خدمات به گونه‌اي منجر شود كه هزينه منابع لازم براي ساخت آن محصولات را به نحوي معقول انعكاس دهد، نظر به فن‌آوريهاي مختلف ساخت، توليد و تركيب محصولات، سيستم‌هاي هزينه‌يابي در واحد هاي توليدي و خدماتي مختلف، متفاوت است.
- سيستم هزينه‌يابي سفارش كالا
سيستم هزينه‌يابي سفارش كار توسط سازمانها و شركتهايي بكار گرفته مي‌شود كه محصولات خود را در دسته‌هاي مجزا كه تفاوت اساسي بين آنها وجود دارد، توليد مي‌كنند، به بيان ديگر در اينگونه سازمانها هر يك از موضوعات هزينه با ساير موضوعات هزينه تفاوت دارد و هر كدام ويژگيهاي انحصاري خود را دارند. نمونه‌هايي از موسسات و شركتهايي كه از سيستم هزينه‌يابي سفارش كار استفاده مي‌كنند عبارتند از: سازندگان كشتي، شركتهاي پيمانكاري و موسسات حسابرسي و تعميرگاه هاي خودرو.
جهت تعيين بهاي تمام شده هر سفارش، مديران با نگهداري سوابق جداگانه براي هر سفارش، به برآورد و كنترل بهاي تمام شده آن مي‌پردازند. منبع اطلاعاتي قابل استفاده براي هر سفارش، سابقه بهاي تمام شده آن سفارش مي‌باشد كه برگ، كارت، يا پرونده بهاي تمام شده سفارش هم ناميده مي‌شود. كارت بهاي تمام شده سفارش كار (منابع اوليه اطلاعاتي) سوابق اصلي هستند كه در حسابداري براي ورود اطلاعات سفارش كار از آن استفاده مي‌شود. رويه‌هاي هزينه‌يابي سفارش كار در سازمان‌هاي خدماتي و توليدي مشابه است با اين تفاوت كه سازمان‌هاي خدماتي از مواد مستقيم به مراتب كمتر از سازمان‌هاي توليدي استفاده مي‌كنند. در سيستم هزينه‌يابي سفارش كار، سفارش، موضوع اصلي (هدف) بهاي تمام شده محسوب مي‌شود. يك موضوع هزينه عبارت است از هر چيز يا شي كه هزينه‌ها به آن تخصيص داده مي‌شوند.
- سيستم هزينه‌يابي مرحله‌اي
هنگاميكه محصولات توليدي در يك مركز هزينه همگي مشابه و اساساً همگن باشند، رديابي هزينه به دسته‌هاي جداگانه محصول ضرورت ندارد و به جاي بكارگيري سيستم هزينه‌يابي سفارش كار از سيستم ديگري موسوم به سيستم هزينه‌يابي مرحله‌اي مي‌توان استفاده كرد. ضرورت اوليه براي بكارگيري سيستم هزينه‌يابي مرحله‌اي، همگن بودن تمامي محصولاتي است كه طي يك دوره در يك مركز هزينه توليد مي‌شوند، در غير اينصورت، استفاده از سيستم هزينه‌يابي مرحله‌اي منجر به تحريف بهاي تمام شده محصول خواهد شد. موسساتي كه به توليد كالاهايي نظير محصولات شيميايي، فرآورده‌هاي نفتي، آرد، كود شيميايي، محصولات نساجي، محصولات الكتريكي، خودرو و شكر مي‌پردازند، از سيستم هزينه‌يابي مرحله‌اي استفاده مي‌كنند.
سيستم هزينه‌يابي مرحله‌اي، بهاي تمام شده را براي هر يك از دواير توليدي انباشته مي‌كند ولي سابقه‌اي جداگانه از بهاي تمام شده براي هر يك از واحدهاي توليد شده نگهداري نمي‌كند. در مقايسه هزينه‌يابي سفارش كار و هزينه‌يابي مرحله‌اي، هزينه‌يابي سفارش كار عموماً اطلاعات بيشتري ارائه مي‌كند. شركتهايي كه به توليد واحدهاي مشابه در يك فرايند مستمر اشتغال دارند، هزينه‌يابي مرحله‌اي را ترجيح مي‌دهند.
- هزينه‌يابي هدف (Target Costing)
در اواخر دهه1980، هزينه‌يابي هدف با استراتژي موسسات عجين شد و به عنوان ابزار استراتژيك مديريت هزينه به منظور دستيابي به سود هدف، مورد استفاده قرار گرفت. در حال حاضر هزينه‌يابي هدف به مثابه يك ابزار استراتژيك مديريت هزينه، جهت برنامه‌ريزي سود و همچنين براي كاهش هزينه در نظر گرفته مي‌شود. هزينه‌يابي هدف، رويكردي در مديريت هزينه است كه در طول دوره عمر محصول در مرحله توسعه به كار گرفته مي‌شود.
به طور كلي در سيستم هزينه‌يابي هدف دو مقصود زير دنبال مي شود:
1- كاهش هزينه‌هاي محصولات جديد، بطوريكه اين محصولات در عين رسيدن به اهدافي از قبيل كيفيت، تحويل به موقع و قيمت مورد نظر بازار، اهداف سود را نيز تضمين كنند.
2- ايجاد انگيزه در تمام كاركنان شركت براي رسيدن به هدف سود در فرايند توسعه محصول جديد. نكته كليدي اين است كه سيستم هزينه‌يابي هدف به عنوان راهكاري بسيار كارا در مرحله توسعه محصول جديد، با ياري گرفتن از افراد بيشماري در كليه رده‌هاي سازماني عمل مي‌كند.
عناصر اصلي چنين سيستمي عبارتند از:
1- توانايي كمك گرفتن از كاركنان، در سطحي بسيار وسيع
2- توانايي بالا بردن كارايي با صرفه‌جويي بيشتر در هزينه‌ها، از طريق كوتاه كردن زمان ساخت و توليد
در سيستم هزينه‌يابي هدف، براي بدست آوردن هزينه هدف، ميزان سود مورد نظر از قيمت فروش در بازار رقابتي كسر مي‌شود.
شش اصل عمده در هزينه‌يابي هدف كه گوياي تفكري در مورد مديريت هزينه است و كاملاً با نگرشهاي سنتي مديريت هزينه در برنامه‌ريزي سود تفاوت دارد، عبارتند از:
1- هزينه‌يابي مبتني بر قيمت
2- تمركز بر مشتري
3- تمركز بر طراحي محصول و فرايندهاي توليد
4- عملكرد متقابل واحدها
5- كاهش هزينه چرخه عمر محصول
6- زنجيره ارزش
هزينه‌يابي هدف عمدتاً براي محصولات جديد كاربرد دارد و در صورتي از آن براي محصولات موجود استفاده مي‌شود كه اين محصولات يا مراحل توليد آنها مجدداً طراحي شود. مكانيزم هزينه‌يابي هدف در فضاي رقابتي كاربرد دارد و وجود بازار رقابتي براي كسب قيمت به منظور رسيدن به هزينه و سود هدف الزامي است.
هزينه‌يابي هدف كاملاً متفاوت از هزينه‌يابي استاندارد عمل مي كند. بدين ترتيب كه هزينه‌يابي هدف با تشخيص نيازهاي مشتري و محاسبه قيمت فروش قابل قبول محصول شروع مي‌شود در حاليكه هزينه‌يابي استاندارد از هزينه استانداردي كه براساس اطلاعات گذشته توسط مدير (نه بازار) تعيين شده است، شروع شده و براي رسيدن به آن تلاش مي شود. هزينه‌يابي هدف يك موضوع مهم و استراتژيك مديريت هزينه است كه شركت‌ها را در رقابت با رقبا كمك مي‌كند.
- هزينه‌يابي كايزن (Kaizen Costing)
كايزن در زبان ژاپني به معناي بهبود و به پويي مستمر يا تحولي دائمي است كه به مثابه يك فرهنگ فراگير، به برخي از عمده‌ترين مسائل بشري از انديشه‌هاي آموزشي، امور آموزشي و تحقيق گرفته تا كار و توليد در عرصه‌هاي گوناگون فردي و اجتماعي تسري مي‌يابد اين فرهنگ سازماني سبب شده است كه در سازمان‌هاي ژاپني كارمند از مدير و مدير از انديشه اعضاء سازمان بهره‌مند گردد.
فعاليت در هزينه‌يابي كايزن دو نوع هستند: فعاليت‌هايي كه تحت سيستم حسابداري شركت سازماندهي مي‌شوند و فعاليت‌هاي كايزن در كارگاه.
سه نوع هزينه‌يابي كايزن براي محصول مشخص وجود دارد:
1- هزينه‌يابي كايزن براي محصول مشخص كه در آن هدف، جبران عقب ماندگي از اهداف هزينه‌يابي هدف است تا اين اهداف بطور كامل برآورده شوند.
2- هزينه‌يابي كايزن براي محصول مشخصي كه در آن هدف سودآور كردن مدل‌هاي غيرسود ده است.
3- هزينه‌يابي كايزن براي محصول مشخص با كميته‌هاي واحد مشخص.
كايزن شيوه برخورد مديران ژاپني و برداشت خاص ايشان از مديريت كيفيت جامع (TQM) است كه در حال حاضر در 600 شركت ژاپني بكار گرفته شده است.كايزن همانند كنترل كيفيت و سيستم پيشنهادي به عنوان يك روش جهت دستيابي به توسعه در بسياري از كشورهاي دنيا شناخته شده است. ماهيت عمليات كايزن داراي پيچيدگي و دستورالعمل‌هاي پيچيده نيست و تقريباً نياز به زمان جهت تجهيز و راه‌اندازي ندارد، اين سادگي باعث مي‌شود كه تمامي كشورها، بدون توجه به نوع و حجم فعاليت‌هاي خود بتوانند از اين شيوه استفاده كنند.
برخلاف هزينه‌يابي هدف كه از كاهش هزينه‌ها در مرحله طراحي و توسعه محصول حمايت مي‌كند و به دنبال كاهش هزينه‌ها به سطحي پايين‌تر از سطح هزينه‌هاي قبلي در مرحله توليد محصولات موجود است ، در سيستم هزينه‌يابي كايزن از كارگران انتظار مي‌رود كه بطور مداوم هزينه‌ها را كاهش دهند و كارايي را بالا ببرند. هزينه‌يابي استاندارد بر رسيدن به بهاي تمام شده استانداردي كه مديريت تعيين مي‌كند تمركز دارد در حاليكه هزينه‌يابي كايزن روي كاهش مداوم هزينه‌ها متمركز است.
- هزينه‌يابي بر مبناي فعاليت
در اواخر دهه 1960 و اوائل دهه 1970، برخي نويسندگان حسابداري از جمله سالومنز (1971 و Solomons) و استاباس (1978 Staubus) به رابطه بين فعاليت‌ها و هزينه‌ها اشاره نمودند. اما توجه جديد محافل دانشگاهي و حرفه‌اي به اين رابطه در دهه 1980 جلب گرديد. اين توجه بيشتر بر اثر پيدايش سه سازه اصلي بود:
سازه اول، تغييرهاي نويني بود كه در دنيا جهت معرفي تكنولوژيهاي مدرن، سيستم‌هاي اطلاعاتي هوشمند، خبره و قابل انعطاف، و مكانيزمهاي جديدتوليدي در كشورهاي مختلف به ويژه در ژاپن رخ داده بود. سازه دوم، اين بود كه در دهه 1980 فلسفه فكري بسياري از مديران شركت‌ها، به ويژه مديران شركت هاي بزرگ، دستخوش تغييرات عمده‌اي گرديد. بدين ترتيب كه علاوه بر سودآوري، رقابت در سطح جهاني، افزايش رضايت مشتريان در سطح بين‌المللي، تاكيد بر كنترل كيفيت محصولات و كاهش هزينه‌ها نيز جزء اهداف اوليه و اصلي مديران قرار گرفت. سازه سوم، اين بود كه عده‌اي از نويسندگان حسابداري بطور جدي و مبسوط به تشريح فضاي جديد توليد، نقش‌هاي گوناگون تكنولوژي و ديدگاههاي جديد مديران پرداختند.
كوپر و كاپلن (1988 و Cooper and Kaplan) در ميان ديگران، تأثير بسزايي در انعكاس نارسائي‌هاي سيستم حسابداري مديريت در ارائه اطلاعات دقيق هزينه‌ها در اين شرايط داشتند. اين نويسندگان ادعا كرده‌اند كه سيستم‌هاي سنتي حسابداري صنعتي و مديريت نه تنها پاسخگوي نيازهاي مديران نيستند، بلكه استفاده از اطلاعات آنها سبب گمراهي و عدم تصميم‌گيري صحيح مديران مي‌شود و نهايتاً مي‌تواند منجر به پيدايش زيانهاي هنگفت شركت‌ها گردد. به دنبال آن، اين نويسندگان اقدام به معرفي سيستم‌هاي جديدي تحت عنوان سيستم «هزينه‌يابي بر مبناي فعاليت» نمودند و با توجه به اينكه انتظار مي رفت اين سيستم اطلاعات واقعي‌تر و دقيق‌تري را در اختيار مديران قرار دهند از دهه 90 به بعد با استقبال و توجه بيشتري روبرو شد. در واقع هزينه‌يابي بر مبناي فعاليت از مفاهيمي است كه محصول تلاش پيشگامان حرفه حسابداري براي شناخت فعاليت‌هاي داراي ارزش افزوده و به تبع آن حذف فعاليت‌هاي فاقد ارزش افزوده و همچنين افزايش دقت هزينه‌يابي است. سيستم هزينه‌يابي بر مبناي فعاليت به عنوان مبنايي جهت اخذ تصميمات استراتژيك و بهبود عملكرد مالي پذيرفته شده است، به علاوه اطلاعات حاصل از اين سيستم داراي استفاده‌هاي وسيعي در ارزيابي بهبود مستمر و ارزيابي عملكرد فرايندها مي‌باشد.
- سيستم‌هاي هزينه‌يابي از ديدگاه قيمت گذاري
صرفنظر از نحوه برخورد حسابداري صنعتي با صنايع مختلف و شيوه‌هاي تعيين قيمت تمام شده در هر يك از آنها، هزينه‌يابي از ديدگاه قيمت گذاري به 3 روش انجام مي‌شود.
در اين سيستم هزينه هاي واقعي ثبت شده در حسابهاي يك سازمان در پايان دوره به عنوان اطلاعات پايه مورد استفاده قرار گرفته و اين هزينه‌ها بر مبناي عوامل مقداري كل توليد بين محصولات و خدمات مختلف سرشكن مي‌شوند.
از آنجائيكه در اين نوع هزينه‌يابي كلاً از ارقام واقعي استفاده مي‌شود، لذا شناخت انحرافات مواد مستقيم، دستمزد مستقيم و سربار ساخت و تخصيص اين انحرافات به مراكز مسئوليت امكان‌پذير نيست و همچنين چون هزينه‌ها به ترتيب زمان وقوع گردآوري مي‌شوند محاسبه بهاي تمام شده تا زمانيكه عمليات ساخت به پايان نرسيده و يا خدمات ارائه نگرديده‌اند امكان‌پذير نمي‌باشد.
هزينه‌يابي نرمال
اين نوع هزينه‌يابي بيانگر هزينه‌يابي واقعي براي بهاي اوليه و هزينه‌يابي جذبي براي سربار مي‌باشد و يا به عبارت ديگر در هزينه‌يابي نرمال نرخ مواد مستقيم و دستمزد مستقيم واقعي اما سربار براوردي مي‌باشد.
در اين سيستم اصل بر بكارگيري اطلاعات دقيق مقداري/كمي مبتني بر استانداردهاي فني و سپس اعمال نرخها يا مبالغ پيش‌بيني شده جهت محاسبه بهاء تمام شده است.
در هزينه‌يابي استاندارد به نحوي عمل مي شود كه با مطالعه علمي و دقيق، استانداردهاي كمّي با توجه به اصول مهندسي مشخص مي‌سازد اين استاندارد ها عبارتند از:
1- استاندارد ميزان مصرف منابع در هر يك از محصولات
2- استاندارد زمان توليد هر يك از محصولات با توجه به فرايندهاي توليد هر يك از آنها
3- اندازه گيري ظرفيت‌هاي توليدي
در اين روش عوامل قيمت تمام شده بر مبناي آنچه بايد باشد محاسبه مي‌شود نه آنچه اتفاق افتاده است.
در هزينه‌يابي واقعي به اطلاعات مقداري چندان توجهي نمي‌شود و عموماً مصارف واقعي عوامل هزينه بدون توجه به آنچه بايد باشد، ملاك تعيين هزينه‌ها در محصول قرار مي‌گيرد، ولي در هزينه‌يابي استاندارد با مقايسه آنچه بايد باشد و اطلاعات واقعي كه اتفاق افتاده است انواع انحرافات و مغايرتها تعيين و محاسبه مي‌گردد.
هزينه‌يابي استاندارد هدف يا حد مطلوبي است كه با كاربرد بهينه مواد، نيروي كار و ماشين‌آلات بدست مي‌آيد و هر نوع انحراف از اين هدف براي علت‌يابي تجزيه و تحليل مي‌شود تا جهت رفع نقص و انحرافات حاصل شده اقدامات لازم صورت گيرد.
- سيستم‌هاي هزينه‌يابي از ديدگاه سربار
تفكيك سربار به عنوان ثابت و متغير به مديريت امكان مي‌دهد تا پاسخگويي نسبت به اقلام بهاي تمام شده را به افرادي واگذار كند كه در قبال وقوع اينگونه اقلام مسئوليت دارند. تقسيم‌بندي اين نوع سيستم‌هاي هزينه‌يابي به شرح زير مي‌باشد:
در هزينه‌يابي مستقيم تنها آن گروه از هزينه‌ها به محصولات منظور مي‌شود كه مستقيماً با حجم فعاليت تغيير مي‌كنند. بدين ترتيب، در اين روش هزينه‌يابي تنها اقلام متغيّير بهاي تمام شده به موجوديها تخصيص مي‌يابد. بنابراين در اين روش تنها هزينه‌هاي متغير به توليد منظور مي‌شود در حاليكه هزينه‌هاي ثابت كلاً به عنوان هزينه دوره محسوب مي‌گردند. آن گروه از هزينه‌هاي ساخت كه تابعي از زمان هستند و نه توليد، نظير هزينه استهلاك، هزينه بيمه و عوارض، جزء هزينه محصول منظور نمي‌شوند.
بكارگيري روش هزينه يابي جذبي كه اصطلاحاً هزينه‌يابي جذبي كامل يا توافقي ناميده مي‌شود باعث مي‌گردد تا هزينه‌هاي مواد مستقيم، دستمزد مستقيم و سهم مناسبي از سربار ثابت و متغير به واحدهاي توليد شده تخصيص يابد. در روش هزينه‌يابي جذبي، كل هزينه‌هاي سربار جذب توليد مي‌شود و در قيمت تمام شده منظور مي‌گردد. اين روش هم در هزينه‌يابي سفارش كار و هم در هزينه‌يابي مرحله‌اي مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
واحدهاي تجاري مي‌توانند براي مقاصد داخلي خود از هزينه‌يابي مستقيم استفاده كنند اما در پايان سال مالي براي مقاصد گزارشگري برون سازماني و تهيه صورتهاي برون سازماني اساسي خود، ارقام محاسبه شده بر مبناي روش مزبور را بايد به نحوي تعديل كنند كه گويي طي سال از روش هزينه‌يابي جذبي استفاده كرده‌اند.