مقالات و مستندات  \  بودجه‌ريزي عملياتي، حقيقت گرايي واقع بينانه

بودجه‌ريزي عملياتي، حقيقت گرايي واقع بينانه


اصغر نهضت
سرپرست گروه بودجه و اعتبارات سازمان تبليغات اسلامي
Nehzat_mla@yahoo.com



چكيده


در عصر حاضر ضرورت ايجاد سيستم‌هاي كنترلي و برنامه‌ريزي در مديريت علمي ، منجر به پيدايش روش‌هاي بودجه‌بندي تخصصي و هدفمند شده كه طي ساليان متعدد اين‌نظام به تكامل رسيده است در این میان نظام بودجه‌ريزي عملياتي به‌منظور اصلاح مديريت سازمان‌هاي دولتي پايه‌ريزي شد كه بر نتايج تكيه داشته است . بودجه ريزي بر مبناي عملكرد امروزه در اغلب كشورهاي جهان اجرا شده و برخي از سازمان هاي بزرگ و دولتهاي پيشرو با استفاده از ابزار و نتايج بودجه ريزي عملياتي با افزايش بهره وري به سمت بودجه ريزي استراتژيك گام برداشته اند.
بودجه‌ريزي عملياتي فرايندي سيستماتيك و مستمر است كه مديران در همه سطوح سازمان در آن مشاركت دارند و اجراي آن هوشمندي سازمان را به دنبال دارد ( هوشمندی سازماني عبارت است از مدیریت كسب و كار و شامل سیستم ها و تكنولوژی هایی است كه به منظور گردآوری، دسترسی و تحلیل داده‌ها و اطلاعات درباره عملیات سازمان می باشد . هوشمندی سازماني به مدیران كمك می كند تا دانش گسترده‌تری از عوامل مؤثر در عملیات از قبيل معیارهای اندازه‌گیری فروش، تولید و عملیات داخلی را در اختیار داشته باشند) . اين مشاركت جمعي به منظور بهره گيري از بازخورد ها ، اطلاعات عملكردي را در اختيار مديران ارشد قرار مي دهد تا آنها همواره از امكانات بيشتري براي اخذ تصميم مناسب و اداره بهتر سازمان متبوع خود برخوردار باشند .
به سخن ديگر بودجه ريزي عملياتي يك ابزار تشخيص ارزشمند براي دستيابي به دركي عميق و واقعي از رابطة ميان منابع بكار گرفته شده و عملكرد حاصله است كه نهايتاً به تخصيص مؤثرتر منابع در درون سازمانها منجر مي‌شود. هدف اصلي در نظام بودجه‌ريزي عملياتي،كمك به اتخاذ تصميمات عقلايي درباره تخصيص و تعهد منابع بر اساس پيامدهاي قابل سنجش مي باشد. پس می توان گفت رسالت بودجه ریزی عملیاتی حقیقت گرایی واقع بینانه است يعني تحقق ماموريت سازمان با توجه به واقعيتهاي موجود . لذا اجراي بودجه ريزي عملياتي در ايران از چند جهت داراي اشكالات اساسي اعم از شكلي ، قانوني و ... مي باشد. مادامي كه اين گونه اشكالات رفع نگردد تحقق بودجه ريزي عملياتي در وضعيت ايده آل بعيد به نظر مي رسد.
در اين مقاله پس از بيان تاريخچه و كاربرد بودجه ريزي عملياتي و مباني قانوني اجراي آن در ايران ضمن اشاره به موانع تحقق بودجه ريزي بر مبناي عملكرد با توجه به شرايط كنوني كشور ، و در نظر داشتن پاسخ سه سوال اساسي ذيل :
1- آيا اطلاعات عملكردي سازمان هاي دولتي ، آنها را به ماموريت حقيقي شان مي رساند ؟
2- مديران عالي تا چه ميزان متعهد به ارائه اطلاعات عملكردي مبني بر ماموريت حقيقي سازمان شان هستند ؟
3- آيا حقيقت گرايي در سازمانهاي دولتي ( انجام كامل ماموريت ) به صورت واقع بينانه امكان پذير است ؟
با استفاده از مفاهيم نظریه سیستمها (جزء گرايي و کل گرایی ) و توجه به اصول بودجه ريزي عملياتي به ارائه نكاتي جهت طراحی و پیاده سازی عوامل هوشمندی در سازمان پرداخته مي شود. زيرا هوشمندي سازماني را مي توان عامل تاثير گذار در تحقق بودجه ريزي عملياتي بيان كرد.
كليد واژه : بودجه ريزي عملياتي - هوشمندي سازمان - شاخص‌های كليدي عملكرد – جزء گرايي – كل گرايي

بودجه ريزي عملياتي ، حقيقت گرايي واقع بينانه




مقدمه
« بودجه همانند يك‌سيل است كه اگر كانال‌هايي براي هدايت آن تدارك و تعبيه نشود به‌ناچار مسيري براي خود پيدا مي‌كند و چه‌بسا خساراتي هم به‌بار مي‌آورد. ليكن اگر در مسيرها و كانال‌هاي ازپيش‌برنامه‌ريزي‌شده هدايت گردد به‌راحتي جهت اهداف سازمان‌ها مهار مي‌شود»

حقيقت گرايي يك اصل مهم جهت حفظ شادابي ، پويايي و اميد در يك جامعه مي باشد ، جامعه كه اجزاي تشكيل دهنده آن دارای این روحیه باشند به کمال می رسد دلیل آن نیز روشن است ، انسانها به عنوان اجزاء اصلي تشكيل دهنده جامعه فطرتاً حقیقتجو هستند ، بنابراين گرایش به حقیقت در جوهر وجودي همه آنها يافت ميشود و رسیدن به آن احساس آرامش ایجاد می کند و در سایه این آرامش پایه های جامعه متعالی ( مدینه فاضله ) شکل می گیرد.
سازمان چيست ؟ "سازمان پديده اي اجتماعي به شمار مي آيد كه بطور آگاهانه هماهنگ شده و داراي حدود و ثغور مشخصي بوده و براي تحقق هدف يا اهدافي بر اساس يك سلسله مباني دائمي فعاليت مي كند . در اين تعريف واژه پديده اجتماعي دال بر اين معناست كه سازمانها از افراد و گروههايي كه با هم در تعاملند تشكيل شده اند."
بنابراين اصل فوق از دیدگاه سیستمی و سازمانی نیز پذیرفته شده است. حقيقت گرايي براي سازمانها به معناي اجراي برنامه ها در راستای تحقق ماموريتها و عدم عدول از آنها می باشد که نهایتاً منجر به دستيابي اهداف تبيين شده سازمان می باشد ، حقیقت گرای در سازمان نتايجي را به دنبال دارد منجمله : كمك به درك فاصله بين اهداف و واقعيت‌ها و ترغيب سازمان‌ها به يافتن راه‌حلهاي بهبود ، مبنايي براي ايجاد زبان و تفكر مشترك در تمامي ابعاد سازمان و در همة حوزه‌هاي عملكرد ، چارچوبي براي درك وضعيت اقدامات انجام شده ، حذف دوباره كاري‌ها و تشخيص انحرافات و ... در عین حال حقيقت گريزي مفهومی است که بي نظمي را به دنبال دارد زيرا براي فراهم كردن شرايط حقيقت گريزي بايد قانون گريز بود ، عدم رعايت قوانين و مقررات بي نظمي را به ارمغان مي آورد و در بي نظمي به سختي مي توان انتظار اجراي برنامه هاي كارا و موثر را داشت . امروزه کمال و تعالی سازمان را در بهبود بهره وری جستجو می کنند ، سازمان با بهره وری بیشتر ، سازمان کاملتر و متعالی تر است ، سازماني متعالي است كه بتواند در منحني عمر سازماني خود ارزش‌هاي پايه‌اي را حفظ و فرهنگ حقیقت گرایی را فرهنگ سازمانی خود قرار دهد.
لازم به یادآوری است حقيقت گرايي به تنهايي برای کمال و تعالی سازمان كفايت نمي كند ، حقیقت گرایی سازمان بايد با واقعيتها و شرايط موجود همگام باشد تا نتايج مناسبي حاصل شود . اگر قرار است حقيقت گرايي سازمانها منجر به نتيجه گردد ، بايد با مسائل واقع بينانه برخورد شود .
واقعيات از نتايجِ حاصل از اجراي برنامه ها و فعاليتها بدست مي آيد ، نه از نيات و آرمان ها ، بنابراين بايد بر نتايج و خروجيها با نگاهی واقعبینانه و با رويكردي حقيقت گرا متمركز شد تا بتوان در جهت چشم انداز مورد انتظار حرکت کرد و اهداف اساسی را بدست آورد .
بودجه ريزي عملياتي بر نتايج برنامه ها متمركز مي شود و به چگونگي اجراي برنامه ها كمتر توجه دارد آنچه اهميت دارد افزايش اثر بخشي و كارايي است و به دنبال آن اصلاح الگوي مصرف ، چگونگي و چرايي موضوعاتي است كه در بودجه ريزي عملياتي به آن كمتر توجه شده زيرا این موضوعات بیشتر در حوزه R&D و مهندسي مجدد مي باشد که توضیحات بیشتر در مورد آنها از حوصله این مقاله خارج است . اولويت بندي ، شفاف سازي ، افزايش قدرت پاسخگويي مديران ، نظارت وكنترل عملياتي ، تصميم سازي صحيح بر پايه اطلاعات قابل اتكا براي مديران ازجمله مواردي است كه بودجه ريزي عملياتي به دنبال آن است .
نظام بودجه ريزي عملياتي با توجه به بيگ پيكچري كه از ماموریتها ، اهداف و برنامه هاي دولت احصاء كرده ، برنامه ها ، وظايف و ماموريتهاي دستگاه هاي اجرايي را مشخص مي نمايد و با توجه به شرايط محيطي و محاطي ( قوتها ، ضعفها ، فرصتها و تهدیدها ) طی یک برنامه استراتژیک و فرایندی مستمر با نگاه سيستمي بر مسائل هم از منظر جزء گرايي و هم از ديد كل گرايي اجرا مي شود . از دیدگاه جزء گرایان باید مدیران سازمانها نظام بودجه ریزی عملیاتی را در سازمان خود به اجرا در آورند و به سمت تبدیل شدن به سازمانهای هوشمند و منعطف حرکت نمایند و از دید گاه کل گرایان باید بین تمامی سازمانها هماهنگی و ارتباط موثر به وجود آید و با توجه و تاکید بر شاخصهای عملکردی آنها ، قوانین و مقررات لازم را تدوین و زیرساختهای لازم را برای دستیابی به جامعه متعالی فراهم کرد.
در این مقاله سعی شده با توجه به وضع موجود کشور ضمن ارائه برخي از قوانين و مقررات مربوط نكات ضروري در اجراي بودجه ريزي عملياتي ارائه شود و با بيان مشخصات اصلی سازمانهای هوشمند به عنوان عوامل اصلی اجرا این نوع بودجه ریزی نیازها و موانع تحقق آن بیان گردد .

چگونگی و چرایی اجرای بودجه ریزی عملیاتی در ایران

در اواسط قرن بيستم ، اقداماتي در زمينه بودجه ريزى عملياتى در ايران ، همگام با تحولاتي كه در نظام برنامه ريزى كشور به عمل آمد ، آغاز شد که متاسفانه در همان ابتداي پايه ريزي اين نظام کارا ، حركت متوقف شد . بهبود وضعيت شرايط اقتصادي و تغيير و تحولات عمده در بازار جهانى نفت از يک جهت و عدم مديريت صحيح مالي و کنترل نقدينگي حاصل از آن و عدم تمایل مدیران به ارائه گزارش عملکرد شفاف و پاسخگو از جهات ديگر موجبات عدم تداوم اين اقدام مهم را فراهم کرد . دلايل آن نيز روشن بود ،کسب منابع مالي فراوان در اثر افزايش توليد و قيمت نفت و تکیه به منابع سرشار طبیعی اهميت صرفه جويي در مصرف منابع و به دنبال آن اهميت اصل افزايش کارايي در سازمانهاي دولتي را کمرنگ کرد و متعاقب آن اجراي نظام بودجه ريزى عملياتي به فراموشى سپرده شد .
پس از پيروزي انقلاب اسلامي و از سال ۱۳۷۸ اقداماتى به منظور اصلاح نظام بودجه ريزى كشور آغاز شد ، در سال ۱۳۸۴ نيز با روى كار آمدن دولت نهم ، تهيه بودجه به روش عملياتى مورد تاكيد قرار گرفت. بخشنامه بودجه سال ۱۳۸۵ كل كشور بر همين اساس تهيه و تنظيم شد و به طور همزمان دستورالعمل تهيه و تنظيم بودجه تهيه و ابلاغ گرديد . دلايل اين مهم نيز به روشني قابل بحث مي باشد از يک سو بر اساس مواد 138 و 144 قانون برنامه چهارم توسعه كشور ، دولت جمهوري اسلامي ايران موظف شده بود تا پايان سال دوم اين برنامه ضمن بازنگري در فرآيند نظام بودجه ريزي كليه الزامات و راه كارهاي قانوني و ساختاري مورد نياز را به گونه اي فراهم نمايند كه نظام بودجه ريزي عملياتي ، استقرار يافته و توسعه يابد و ازسوي ديگر از آنجاييكه سيستم بودجه ريزي كه مبتني بر چانه زني بجای کار کارشناسی باشد و نهایتاً نتایج در عوض رعایت اصول علمی و منطقی با رای گیری مشخص شود ، از كارامدي لازم برخوردار نخواهد بود ، چاره اي جز روي آوردن به سيستم برنامه ريزي مبتني بر عملكرد را برای دولت باقي نمي گذاشت .
اما در همان دوره از یک سو با توجه به عدم امکان ارائه اطلاعات عملکردی بهنگام و دقیق و در اغلب موارد فقدان اطلاعات صحیح توسط سازمانها جهت برنامه ریزی عملیاتی و از سوی دیگر نیز چالشهای اساسی که در اثر کمبود هماهنگی های لازم و قوانین مربوط به اجرای بودجه ریزی عملیاتی وجود داشت ، دولت تصمیم به برقراری سیستم برنامه ریزی غیر متمرکز گرفت و با سفر به مناطق مختلف کشور طرحها و برنامه هایی را مصوب می نمود و در نتیجه چون این مصوبات با توجه به ماهیتشان از انسجام لازم برخودار نبودند نمی توانستند پاسخگویی مناسب را در مقابل هزینه های صورت گرفته داشته باشند ، حال اگر تغيير و تحولات در بازار نفت را نیز به موارد اشاره شده اضافه شود ، جديت لازم براي اجراي اين نظام كار آمد در بدنه دولت با توجه به افزايش قيمت نفت و بهبود وضعیت منابع ،كمتر از قبل شد. دليل آن نيز قابل پيش بيني بوده و طبیعی به نظر می رسد ، زيرا کمبود اطلاعات و تصمیم گیری در شرایط عدم اطمینان ، همراه با افزايش قيمت نفت به بيش از بشكه اي 80 دلار که افزايش منابع مالي را در پی داشت ، به شكل ناخودآگاه اهميت حرکت بر مبنای برنامه متمرکز ثابت و از قبل تعیین شده و نهایتاً صرفه جويي نزد دولت ، سازمانها و عموم جامعه كمرنگ شده بود و ضرورت اصلاح الگوي مصرف در فرهنگ عمومي به طور طبيعي كمتر از قبل شد . آنچه مسلم است تغيير در نظام بودجه ريزي يك كشور علاوه بر زمانبر بودن نياز به عزم همگاني دارد و اين امر بدون همكاري همه سازمانها و نهادهاي دولتي و غير دولتي به سختي امكان پذير مي باشد.
بنابراين نياز به تغيير نظام بودجه ريزي بايد احساس شود و ضرورت آن تبيين گردد به همين منظور بايد سازوكارهاي اين مهم در جامعه از طريق نظامهاي انگيزشي و آموزشي مناسب فراهم شود به گونه اي كه اجراي بودجه ريزي بر مبناي عملكرد در سازمانها ، نهادها و دستگاههاي كشور به يك فرهنگ تبديل گردد .
به سخن دیگر بايد نسبت به توانمند سازي مديران و كارشناساني كه در واقع عاملان بودجه ريزي دستگاههاي اجرايي در كشور هستند ، در تمام سطوح اهتمام لازم و كافي بعمل آيد ، به گونه اي كه از طريق نظامهاي انگيزشي مناسب ، آنها متقاعد شوند كه بودجه ريزي عملياتي از كارايي بيشتري نسبت به بودجه ريزي فعلي برخوردار است و از طريق سيستم آموزشي هدفمند ، و با توجه به واقعیتهای موجود در جامعه مهارت آنها در اجرای بودجه ريزي مبتني بر عملكرد بهبود و توسعه يابد با چنین رویکردی سازمانهای هوشمندی به وجود می آیند که قابلیت اجرای این نظام بودجه ریزی را افزایش می دهند .
یک قاعده کلی در سراسر کشورهای دنیا وجود دارد و آن عبارت است از آنکه ، موفقيت سازمانها به تخصيص و به‌كارگيري مناسب و به ‌هنگام تجهيزات و منابع در برنامه ‌هاي آنها بستگي دارد ، سازمانها با توجه به منابع محدود در صورتي مي‌توانند پاسخ‌گوي نيازهاي نامحدود باشند كه بهترين تركيب استفاده از منابع براي رسيدن به پاسخ بهينه را بيابند ، آنها شاخص‌های كلیدی عملكرد را احصاء میکنند و بر این شاخصها متمرکز می شوند البته هرگز نباید این شاخصهای کلیدی عملکرد را با عوامل موفقیت حیاتی (Critical Success Factor ) اشتباه گرفته شوند (عوامل موفقیت حیاتی، عواملی هستند كه باید از قبل برای دست یافتن به اهداف تعیین شده باشند اما شاخص‌عملكرد كلیدی بخش كلیدی از یك هدف قابل اندازه‌گیری است كه از یك مسیر ، شاخص ، الگو برداری ، هدف و محدوده زمانی ساخته شده است به عنوان مثال: " افزایش درآمد توسط هر فروشنده از 100 هزار ریال به 150 هزار ریال "که درآمد توسط هر فروشنده یك شاخص عملکرد می باشد اما جا انداختن محصول در بازار عامل حیاتی موفقیت است) .پس وظايف اصلي مديران دستگاه های اجرایی ساماندهي تهيه و تركيب مناسبي از عوامل توليد كالا و خدمات ، به‌كارگيري و هدايت آنها درجهت رسيدن به اهداف اصلي سازمان باتوجه به اصل بهره‌وري و به موازات آن سنجش فرآيند عمليات اجرايي ، با برنامه‌ها و مقررات مربوطه بمنظور اصلاح روش‌اجراي برنامه ها مي باشد، که این موارد در نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد به خوبی نمود پیدا می کند واز اهداف اصلی آن می باشد . خوشبختانه در چند سال اخیر اقدامات مهمی جهت تحقق این امر در کشور مان ایران صورت گرفته و امید آن می رود هر چه سریعتر زیرساختهای تحقق آن در کشور آماده شود.

بودجه چيست
فلسفه وجودی بودجه (نیازهای نامحدود در مقابل منابع محدود) به عوامل زماني و مکاني وابسته است ، به همين خاطر در زمان ها و مكان هاي مختلف تعاريف متفاوتي برای آن ارائه گرديده است، تعريف بودجه در ايران نيز با گذشت زمان تغييراتي داشته است كه به آنها اشاره مي شود.
نخستين تعريف قانوني كه از بودجه در نظام حقوقي مالي ايران آمده است در ماده يك قانون محاسبات عمومي مصوب سال 1289 شمسي مي باشد كه بودجه را چنين تعريف كرده است: «بودجه دولت سندي است كه معاملات دخل و خرج مملكتي براي مدت معيني در آن پيش بيني و تصويب مي گردد. مدت مزبور را سنه مالي مي گويند كه عبارت از يك سال شمسي است».
در قانون محاسبات عمومي مصوب 16 اسفند 1312 شمسي اينچنين تعريف شده است : بودجه لايحه پيش بيني كليه عوايد و مخارج مملكتي است براي مدت يكسال شمسي كه به تصويب مجلس شوراي ملي رسيده باشد.
قانون محاسبات عمومي مصوب 15 ديماه 1349 شمسي بودجه را چنين تعريف نموده است: «بودجه كل كشور برنامه مالي دولت است كه براي يك سال مالي تهيه و حاوي پيش بيني درآمدها و ساير منابع تأمين اعتبار و برآورد هزينه ها براي انجام عملياتي كه منجر به وصول به هدفهاي دولت مي شود و از سه قسمت تشكيل مي شود:
1.بودجه عمومي دولت
2.بودجه شركت ها
3.بودجه موسساتي كه تحت عنوان غير از عناوين فوق در بودجه كشور منظور مي شود».
قانون محاسبات عمومي كشور 1/6/1366 مجلس شوراي اسلامي، تعريفي كه براي، بودجه كل كشور ارائه كرده اينگونه است: «بودجه كل كشور برنامه مالي دولت است كه براي يك سال مالي تهيه و حاوي پيش بيني درآمدها و ساير منابع تأمين اعتبار و برآورد هزينه ها براي انجام عملياتي كه منجر به نيل سياستها و به هدفهاي قانوني مي شود».
با دقت بيشتر در تعاريف بودجه متوجه مي شويم كه سه جنبه سياسي، مالي و برنامه اي جزو لاينفك بودجه مي باشد، هر تعريفي از بودجه بر اين جنبه ها تكيه دارد با اين تفاوت كه هر دسته از تعاريف بودجه به مناسبت شرايط و اوضاع و احوال حاكم، بر يكي از جنبه هاي سه گانه فوق تآكيد بيشتري نموده است. به بيان ديگر هر نوع بودجه به مفهوم واقعي آن داراي آثار و ابعاد سياسي، مالي و برنامه اي است و اين سه بعد از هم جدا نشدني و ذاتي بودجه بوده، در همديگر تأثير متقابل و مداوم دارند.
با توجه به مجموع تعاريفي كه از بودجه وجود دارد مي توان ويژگي هاي ذيل را براي آن برشمرد:
1.بودجه برنامه مالي دولت است؛
2. بودجه براي يك سال مالي تهيه مي شود؛
3.بودجه پيش بيني آينده است؛
4.بودجه در برگيرنده كل درآمدها و هزينه هاي دولت در قالب بودجه عمومي، بودجه شركت هاي دولتي و بودجه ساير موسسات انتفاعي وابسته به دولت مي باشد؛
5. هزينه ها براي نيل به سياست ها و هدفهاي معين و قانوني دولت مي باشد. ؛
6. سندي است كه بايد به تصويب قوه مقننه برسد؛
7. هيچ دولتي بدون داشتن بودجه نمي تواند دست به فعاليتي بزند

بودجه ريزي عملياتي در يك نگاه

"بودجه ريزي عملياتي، آماده سازي و بكارگيري فرايند بودجه ريزي است كه بر مديريت عملكرد تاكيد دارد و اين امكان را فراهم مي كند كه تخصيص منابع مالي در راستاي اثر بخشي و كارايي ارايه خدمات صورت پذيرد".
قوانين مربوط به اجراي بودجه ريزي عملياتي در ايران
در قوانين مالي و محاسباتي ايران مباني و پايه‌هاي لازم براي تعيين فعاليتها و در نتيجه اجراي بودجه عملياتي پيش‌بيني شده است. طبق مفاد بند (4) ماده (1) قانون برنامه و بودجه، "برنامه سالانه" عمليات اجرايي دولت است كه سالانه تنظيم و همراه بودجه كل كشور تقديم مجلس مي‌گردد و ضمن آن در قالب هدفها و سياستهاي مندرج در برنامه پنج ساله،‌هدفهاي مشخص و عمليات اجرايي سالانه هر دستگاه اجرايي با اعتبار مربوطه تعيين مي‌شود.
در بند (8) ماده (1) قانون برنامه و بودجه نيز "عمليات اجرايي" به صورت مجموعه فعاليتهاي جاري (هزينه‌اي) و طرحهاي عمراني (تملك دارايي‌هاي ثابت) دستگاههاي اجرايي تعريف شده است. در بند (9) همين قانون "فعاليتهاي جاري" (هزينه‌اي) به سلسله عمليات و خدمات مشخص اتلاق شده است كه براي تحقق هدفهاي برنامه سالانه طي يك سال اجرا مي‌شود و هزينه آن از محل اعتبارات جاري (هزينه‌اي) تأمين مي‌گردد. همچنين در ماده (19) قانون برنامه و بودجه دستگاههاي اجرايي مكلف شده اند براساس شرح فعاليتها و طرح‌هايي كه بين دستگاه اجرايي و سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور مورد توافق واقع شده است در حدود اعتبارات مصوب عمل كنند.

ماده 138 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران

سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور موظف است با همكاري دستگاههاي ذي‌ربط به منظور اصلاح نظام بودجه‌ريزي از روش موجود به روش هدفمند و عملياتي به صورت قيمت تمام‌شده خدمات، اقدامات ذيل را حداكثر تا پايان سال دوم برنامه چهارم انجام دهد:
الف- شناسايي و احصاء فعاليت و خدماتي كه دستگاههاي اجرايي ارائه مي‌نمايند.
ب- تعيين قيمت تمام‌شده فعاليتها و خدمات، متناسب با كيفيت و محل جغرافيايي مشخص.
ج- تنظيم لايحه بودجه سالانه بر اساس حجم فعاليتها و خدمات و قيمت تمام‌شده آن.
د- اعطاي تخصيص اعتبارات بر اساس عملكرد و نتايج حاصل از فعاليتها و متناسب با قيمت تمام‌شده آن.
تبصره 1- به منظور تحقق رويكرد فوق و همچنين تسريع در نظام بودجه‌ريزي كشور و تقويت نظام برنامه‌ريزي و نظارت، سازمان مذكور موظف است ضمن اصلاح ساختار سازمان، مديريت نيروي انساني، روش‌ها و فناوري اداري خود ترتيبي اتخاذ نمايد تا با سازماني كوچك منعطف، كارآمد اثر بخش و بكارگيري نخبگان و اندشمندان امكان انجام وظايف محوله به طور مطلوب و بهينه فراهم شود.
تبصره 2- سازمان فوق‌الذكر و وزارت امور اقتصادي و دارايي نسبت به تهيه لوايح لازم براي اصلاح قوانين و مقررات مالي، اداري و استخدامي و بودجه‌ريزي كشور اقدام نمايد به نحوي كه نظام موجود تبديل به نظام كنترل نتيجه و محصول گردد.

ماده 144 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران

كليه دستگاه‌هاي اجرايي موظف‌اند، به منظور افزايش كارايي و بهره‌وري و استقرار نظام كنترل نتيجه و محصول، به جاي كنترل مراحل انجام كار و اعطاي اختيارات لازم به مديران براي اداره واحدهاي تحت سرپرستي خود به صورت مستقل و هدفمند نمودن تخصيص منابع، بر اساس دستورالعمل مشترك سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و وزارت امور اقتصادي و دارايي، قيمت تمام شده آن دسته از فعاليتها و خدماتي كه قابليت تعيين قيمت تمام شده را دارند (از قبيل واحدهاي آموزشي، پژوهشي و بهداشتي، درماني، خدماتي و اداري)، بر اساس كميت و كيفيت محل جغرافيايي مشخص و پس از تأييد سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور يا استان و با اعطاي اختيارات لازم به مديران ذي‌ربط اجرا نمايند.
به دستگاه‌هايي كه بر اساس ضوابط اين ماده خدمات خود را ارائه مي‌نمايند، اجازه داده مي‌شود، حسب نياز نسبت به جابه‌جايي فصول و برنامه‌هاي اعتبارات هزينه اقدام و مابه‌التفاوت هزينه‌هاي قبلي فعاليت با قيمت تمام شده را صرف ارتقاي كيفي خدمات، تجهيز سازمان و پرداخت پاداش به كاركنان و مديران واحدهاي ذي‌ربط نمايند. اعتباراتي كه بر اساس قيمت تمام شده در چارچوب بودجه سنواتي در اختيار واحدها قرار مي‌گيرد، كمك تلقي شده و پس از پرداخت به هزينه قطعي منظور مي‌گردد.

دستورالعمل اجرايي همين ماده به شماره 34282 / 101 مورخ 3 / 1 / 1384 موضوع قيمت تمام شده فعاليت‌ها و خدمات:

ماده 2ـ احصاء فعاليت‌ها و خدمات
الف _ دستگاههاي اجرايي موظفند در طول سال‌هاي برنامه چهارم توسعه، سالانه حداقل بيست درصد (20%) از فعاليت‌ها و خدمات خود را با توجه به موارد ذيل احصاء نموده و به روش قيمت تمام شده انجام دهند؛ بنحوي كه تا پايان برنامه آن دسته از فعاليت‌ها و خدماتي كه قابليت تعيين قيمت تمام شده را دارند به روش مزبور انجام گيرند.
1- سال اول و دوم برنامه چهارم توسعه، اولويت با فعاليت‌ها و خدمات كمي‌پذير، رو به مردم و كليدي است كه در طول دو سال اول برنامه در محاسبه قيمت تمام شده فعاليت‌ها و خدمات هزينه‌هاي بالاسري و غير مستقيم عمل نمي‌شود.
2- سال سوم برنامه چهارم توسعه، هزينه‌هاي بالاسري و غير مستقيم در محاسبات حداقل براي كار واحد مجري عمل شود.
3- سال چهارم و پنجم برنامه چهارم توسعه، هزينه‌هاي بالاسري و غير مستقيم براي هر كدام از فعاليت‌ها و خدمات محاسبه شود.
تبصره 1: سال اول و دوم برنامه چهارم توسعه ضمن در نظر گرفتن بند 1 اين ماده، وظايف اصلي دستگا‌ه‌هاي اجرايي بايستي مبناي اساسي اولويت‌بندي فعاليت‌ها و خدمات باشد.

مثال:‌ وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي – فعاليت‌ها و خدمات (واحدهاي) بهداشتي و درماني،
وزارت آموزش و پرورش – فعاليت‌ها و خدمات آموزشي و پرورشي (مدارس، كانون‌هاي تربيتي، فرهنگي)

تبصره 2: سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور موظف است هرساله درصدهاي مذكور در اين دستورالعمل را در بخشنامه بودجه و ضوابط اجرايي آن منظور نموده و ساز و كار اجرايي آن را در مبادله موافقتنامه و يا از طريق ساير ابزارهاي قانوني فراهم نمايد.
تبصره3: درصدهاي ياد شده در بندهاي مذكور حجم فعاليتها و خدمات را بيان مي‌كند و صرفاً اعتبار يا هزينه‌هاي مورد عمل و يا مورد نظر نمي‌باشد.
ب ـ تأييد فعاليت‌ها و خدمات احصاء شده پس از دستيابي دستگاههاي ستادي و استاني به اصول كلي و مورد توافق براي مبادله موافقتنامه ، در سطح ستادي (ملي) بعهده سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و در سطح استان بعهده سازمان مديريت و برنامه‌ريزي استان است.
تبصره : آخرين مهلت اعلام توافق (برش استاني ) بين دستگاههاي اجرايي ملي و استاني حسب مورد درخصوص فعاليت‌ها و خدمات قابل ارايه به روش قيمت تمام شده به منظور تأييد براي سال بعد، بايستي تا پايان بهمن‌ماه سال قبل به سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و يا استان اعلام ‌گردد.
ج_ ضروري است انجام فعاليت‌ها و ارائه خدمات در قالب توافقنامه‌اي كه بين دستگاه اجرايي و واحد مجري منعقد مي‌شود صورت گيرد.

با توجه به احكام فوق، برنامه‌هاي عملياتي ذيل دستگاههاي اجرايي بايد شامل فعاليتهاي كميت‌پذير مشخص باشد كه براي تحقق هدفهاي برنامه مزبور اجرا مي‌شوند. به بيان ديگر هر يك از فعاليتهاي دستگاهها بايد داراي هدف و برنامه كار مشخص باشد. برنامه كار مزبور براي دستگاه اجرايي،‌سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور اسبق (معاونت برنامه ريزي و نظارت راهبردي رييس جمهور) و ساير دستگاههاي ذي‌نفع بهترين راهنما براي عملياتي است كه در سال مالي انجام مي‌گيرد و اين برنامه اساس كار گزارشگيري و نظارت مي‌باشد.

بودجه ريزي عملياتي موانع اجرا و راهكارهاي عبور از آنها

قبل از آغاز بحث تَدَبُر در نکات ارزنده زير مي تواند راهگشا باشد.

قرآن مجيد سوره بقره آيه 285 : « لا يُكَلِفُ اللهُ نَفْساً اِلاَ وُسْعَها لَها مَا كَسَبَتْ وَ عَلَيْهَا مَا اكْتَسَبَتْ »
امام علي (ع) مي‌فرمايد : «كسي كه به امور زايد بپردازد ، امور مهم و مورد آرزوي خود را از دست مي‌دهد»«آنچه كه به تو مربوط نيست، رها كن و به امور مهمي كه مايه نجات توست بپرداز»
آلبرت انیشتین : « مسائل را در همان سطح آگاهی که به وجود آمده است نمی توان حل کرد.»
زيگ زيگلر : « وقتي موانع بروز مي كنند ، بجاي اينكه تصميمتان را براي رسيدن به هدف تغيير دهيد ، مسير خود را براي تحقق هدف تغيير دهيد.»
اریک هوفر : « در عـصر تغییرات مـسـتـمر، تنــها یــادگیــرندگان، آیـنــده را به ارث خواهند برد. مابـقی خود را برای زندگی در دنـیایی مجهـز کـرده اند که دیگر وجـود نـــــدارد .»
جيمز شامپي : « هر گونه كوششي براي بهسازي كسب و كار بدون داشتن ديدگاه فرايندگرا، مانند مرتب كردن صندلي ها بر عرشه يك كشتي در حال غرق است.»

همانطور كه مي دانيد در اجراي نظام بودجه‌ريزي عملياتي مسائل حول "نتايج" و" هزينه ها"مي گردد و در هر رويكردي كه نتيجه محور (محصول محور) باشد مفاهيمي از قبيل بهبود بهره وري ، افزايش اثر بخشي وكارايي به ميان آمده و حائز اهميت مي شود و تمركز بر نتايج به عنوان يك اصل حياتي مورد توجه قرار مي گيرد .
ناگفته پیداست که نتايج زماني معني‌دار و قابل اندازه گیری مي‌شوند كه" اهداف" روشن و مشخص باشند ، زيرا بدون تبيين هدف ، نتيجه قابل احصاء نمي باشد . اينكه بدانيم يك‌عمل يا يك‌فعاليت چه‌مقدار "اثربخش" بوده و يا "كارايي" داشته بستگي به‌اين دارد كه بدانيم هدف از اجراي اين‌فعاليت چه بوده و چه ‌منابعي براي دستيابي به اين ‌عمل صرف شده است سپس به بررسي نتايج پرداخته مي شود.
نکته ای که باید به آن توجه کرد این است که درنظرگرفتن هزينه به‌طور مجرد همواره داراي ارزش نمي باشد ، آنچه در مورد هزينه اهميت دارد دستكم بايد پاسخگوي سوالات زير باشد :

 هزينه ها برای کدامیک از اهداف سازمان انجام می شود ؟
 چه‌نتيجه ای از تقویم هزینه ها حاصل می شود ؟
 آيا نتايج حاصله قابل اندازه‌گيري می باشد ؟
 آيا هزینه ها شاخصهاي عملكردي سازمان دربرمي گيرد ؟

بنابراين ايجاد ارتباط هزينه با نتايج و اندازه‌گيري آن از اهميت بالايي برخوردار است ، پس برآورد و ردیابی هزينه يا به عبارتی محاسبه بهاي تمام ‌شده ‌محصول در يك فرایند سیستمی كمك شاياني به آشكار شدن اين‌ارتباط مي‌كند . اولين‌گام در برآورد هزينه‌ها شناخت عوامل ايجاد هزينه است.
" عوامل هزينه از كميت‌هاي مقداري تشكيل مي شوند ، اين‌كميت ‌ها همان عمليات و فعاليت‌ها و برنامه ‌هاي سازمانها است كه تقويم به اعتبار شده اند ، لذا با كم‌و زياد شدن اعتبارات قاعدتاً بايد حجم عمليات سازمان تغيير نمايد و يا برعكس با تغيير در حجم عمليات و وظايف سازمان اعتبارات آن نيز تغيير مي‌كند ؛ تبديل وظايف سازمانها به كميت ‌هاي مقداري و اندازه‌گيري حجم اعتبارات مصرف‌شده در هرسال مي‌تواند ما را به نرم ‌ها و استاندارد هاي هزينه هدايت نمايد . شناسايي اين‌معيارهاي هزينه بودجه‌سنتي را به‌سوي بودجه‌ي عملياتي رهنمون مي‌سازد. "
از آنجاکه دستگاه هاي اجرايي معمولا با موضوعات مختلف اقتصادي ، سياسي ، اجتماعي و ... مواجه هستند، رفتار بازار هدف آنها به طور دقيق قابل پيش بيني نمي باشد لذا با توجه به نيازهاي متفاوت و متغير جوامع كنوني اين سازمانها در پاسخ به اين نيازها بايد از انعطاف پذيري مناسبي برخوردار باشند و در صورت لزوم به سرعت اولويتهاي اجرايي تحقق اهداف خود را تغيير دهند ، عدم تغيير اولويتها و عدم توجه به تغيير نياز مشتريان موجب مي شود نه تنها اثربخشي آنها کم شود بلکه کارايي اين سازمانها نيز تحت تاثير قرار گيرد . پس مديران سازمانها بايد نسبت به دو سوال ذيل پاسخگو باشند :
الف ) آيا كارِ درست را انجام مي دهند ؟
ب ) آيا كار را درست انجام مي دهند ؟
به دليل آنكه پيش‌بيني حجم بعضي از انواع فعاليت‌ها و همچنين کميتهاي مقداري هر واحد در بعضي از خدمات به‌طور دقيق امكان‌پذير نمي‌باشد و ايجاد ارتباط بين هزينه ها و نتايج به سختي قابل رديابي است به نظر مي رسد بهترين راه افزايش اثر بخشي و کارايي ، اجراي نظام صحيح و استراتژيک بودجه ريزي عملياتي در دستگاه هاي اجرايي مي باشد که علاوه بر شناسايي دقيق اهداف با اولويت بيشتر، منابع سازمان را به صورت هدفمند و به سمت محصولاتي تغيير جهت مي دهد که اثر بخشي مناسبي داشته باشند.
تذكر اين‌نكته ضروري به نظر مي رسد كه تمركز بر روي هزينه ‌ها و ارقام هزينه ممكن است مديران سازمان ها را به‌گمراهي بكشاند . بنابراين تأكيد بر" شاخص‌هاي عملكرد" مي‌تواند راهنماي مناسبي براي آنها باشد ، امروزه انبوهي سنجه ها و شاخصها به عنوان يكي از بزرگترين مشكلات سازمان ها در پياده سازي استراتژي هاي شان مي باشد ، لذا سازمانها بايد بيشتر بر شاخصهاي عملكرد كليدي خود متمركز شوند و در انتخاب و ارزيابي آنها دقت و حساسيت ويژه نمايند .
ویلفردو پارتو اقتصاددان ایتالیایی رازی را مطرح می کند که به 80 /20 معروف است ، او معتقد است 80 درصد از موفقیتهای افراد نتیجه 20 درصد فعالیتهای آنها است به عبارت دیگر 80 درصد از فعالیتها تنها 20 درصد از نتایج را به بار می آورند ، در نتیجه در تمامی امور قسمت کوچکی از کارها هستند که مهمتر و حیاتی تر از بقیه می باشند .
در همین خصوص نویسنده انگلیسی فورت کوت پارکینسون معتقد است ، هزینه ها افزایش می یابند تا به در آمد برسند ، سازمانها از امکانات ، فرصتها و منابع خوب استفاده نمی کنند پس تحت فشار قرار می گیرند ، آنها وقتی درآمدشان افزایش می یابد ، مخارج شان نیز با آن افزایش می دهند ،کاری را که می توانند در 2 ساعت و یا 2 با نفر انجام دهند آنقدر در کش و قوس قرار می دهند تا کل زمان روز را پر شود و یا افراد بیشتری به کار گرفته شوند . در نتیجه کارایی سازمانها کاهش یافته و اثربخشی آنها نیز تحت تاثیر قرار می گیرد .
با توجه به مطالب مذکور نتیجه اینکه سازمانها باید عملیاتشان را اولویت بندی کرده و مشتریان و محصولات غیر سود آور را از برنامه سازمان حذف کنند ، و در جستجوی شاخصهای عملکرد کلیدی خود باشند .
شاخص‌های عملكرد كلیدی ، معیارهای اندازه‌گیری مالی و غیر مالی هستند كه به منظور تعیین كیفیت اهداف و انعكاس عملكرد استراتژیك یك سازمان بكار برده می شوند . این شاخص ها به منظور ارزیابی موقعیت كنونی و تعیین راه كارهای مناسب برای هوشمندي سازمان استفاده می‌شوند. مراقبت و بازبینی شاخص‌های كلیدی عملكرد در طول زمان به عنوان یك موضوع شناخته شده در مراقبت از برنامه هاي اجرايي سازمانها مطرح می باشد . شاخص‌های كلیدی عملكرد نوعاً به استراتژی سازمان متصل شده‌اند و براساس نوع و استراتژی سازمان ها با یكدیگر متفاوت می‌باشند . شاخص‌های كلیدی عملكرد به اندازه‌گیری میزان پیشرفت سازمان در جهت اهداف تعیین شده كمك می كنند . همانطور كه در چكيده مقاله نيز گفته شد شاخص‌عملكرد كلیدی بخش اصلی از یك هدف قابل اندازه‌گیری است كه از یك مسیر ، شاخص ، الگو برداری ، هدف و محدوده زمانی ساخته شده است. شاخص های عملکردی دارای ویژگی های زیر می باشند:
 خاص
 قابل اندازه‌گیری
 دست یافتنی
 واقع گرایانه ( تحقق گرای )
 به موقع
به این ویژگی ها اختصاراً(SMART) گفته می شود . لازم به یادآوری است ، زمانی که شاخصهایی با ویژگی های فوق برای سازمانی تعریف شود ، در صورتی می توانند به عنوان شاخصهای کلیدی انتخاب شوند که به رغم پاسخگویی به مسائل مالی و حقوقی ، فناوری اطلاعات ، نیروی انسان ، بازار و مشتری متضمن اثربخشی در توسعه محصول ، تامین کنندگان ، فروش و کارایی عملیاتی باشند.
براي بيان اهميت بررسي شاخصها به جاي هزينه ها به طور خاص ، فرض كنيد هزينه‌اي در سازمان افزايش يابد ، اگر به‌طور خاص به هزينه توجه شود ممكن است اين‌احساس به‌وجود آيد كه چون همه‌هزينه‌ها نامطلوب بوده ، بايد حذف شوند ، درحالي‌كه اين‌هزينه ‌ها منجر به افزايش درآمد و منافع سازمان به‌ميزان بيشتري شده‌اند ، پس جايگاه و اهميت تعيين شاخص هاي عملكرد نيز بر همگان پوشيده نيست . بايد شاخص‌های كلیدی عملكرد مشخص شود تا بتوان عملكرد واقعي فعاليت‌هاي سازمان را به وسيله آنها اندازه‌گيري كرد.
امروزه شاخص‌ها و معيارها در همه‌زمينه‌هاي علمي و فني كاربرد دارند و به‌ياري آنها تحليل‌ها و بررسي‌هاي سودمندي به‌عمل مي‌آيد و امكان مقايسه‌اثرات اجراي برنامه‌ها را فراهم مي‌آورد. اهمیت این شاخصها و ارتباط ان با بودجه ریزی عملیاتی در این است که اگر اين امكان وجود داشته باشد كه از داده‌هاي خام ، ستانده‌هاي معني‌داري به‌عنوان شاخص هاي عملكرد استخراج كرد ، مهمترین گام درجهت تحقق بودجه‌ريزي برمبناي عملكرد برداشته شده است.
بزرگترين مشكل اجراي بودجه ريزي عملياتي فقدان هوشمندی سازمانها در تشخیص ، تدوين و پاسخگویی در برابر شاخهاي عملكرد كليدي مي باشد. خوشبختانه امروزه این مشکل به کمک ابزارهاي متعددي که جهت بدست آوردن این شاخصها طراحی شده اند ، قابل حل می باشد ، به عنوان مثال یکی از موثر ترین و بهترین ابزار ها ، استفاده از تكنیكهایی مانند ( Balance Scorecard ) است .
قبل‌از اينكه براي سنجش عملكرد سازمانها شاخصي انتخاب شود ، ضروري است كه هدف يا اهداف آن‌سازمان مشخص و تعريف گردند. همانطور که گفته شد تنها هنگامي كه معلوم شود سازمان به كدام سمت حركت مي كند ، مي توان نتيجه گيري كرد كه تا چه‌ميزان به اهد‌افش نزديك شده يا از آنها فاصله گرفته است . سازمانهاي با توجه به نوع ماموريت ، مشتريان و متقاضيان استفاده از خدماتشان داراي اهداف گوناگون هستند بنابراين بايد اهداف را با توجه به اهميت نسبي طبقه‌بندي كرده و در انتخاب آنها مواردي را برگزيند كه از اولويت بالاتري برخوردار باشند .
بديهي به نظر ميرسد كه اولويت تحقق اهداف نسبت به يكديگر درطول زمان تغيير مي كنند . اولويت بندي ها مي‌تواند متاثر از عكس‌العمل به تغييرات حاصل از فشارهاي دروني و بيروني سازمان باشند ، بنابراين مديران بايد بر نقاط ضعف و قدرت سازمان آگاهي كامل داشته و از فرصتهاي محيطي بهره برداري کنند و در مقابل تهديدات مجهز گردند ، همچنين بايد مشخص شود كه امكان دستيابي به ‌اهداف چگونه است و چگونه مي‌توانند ميان واحد ها و قسمت ‌هاي مختلف سازمان به هدف‌هاي فرعي‌تري تجزيه شوند . هرقسمت بايد داراي هدفي روشن و منطقي و سازگار با ساير هدف‌ها بوده و درعين‌حال هرهدف فرعي نيز قابل تحقق باشد.
به منظور اجراي نظام بودجه ريزي عملياتي و تدوين صحيح شاخصهاي عملكرد كليدي و حركت به سمت هوشمندي سازماني باتوجه به موضوعات فوق الذكر در ادامه متدولوژي چهار بخشي ارائه مي گردد .


















اين مدل در هر سازماني كه مي خواهد در جهت هوشمندي حركت نمايد قابل اجراست ، متاسفانه باتوجه محدوديت مقاله و جلوگيري از اطاله كلام و اينكه توضيح مبسوط آن فرصت موصع تري مي خواهد از توضيح مراحل اين متدولوژي صرف نظر مي شود.
حركت به سمت سازمان هوشمند در چارچوب ارائه شده ممكن به نظر مي رسد، اما نكته اساسي پاسخ به اين سوال است : هوشمندي سازمان به چه معناست و چه ارتباطي با بودجه ريزي عملياتي دارد؟
پاسخ : هوشمندی سازمان عبارت است از مدیریت هدفمند سازمان كه شامل بكارگيري سیستم ها و روش هایی موثر و كارا به منظور گردآوری، دسترسی و تحلیل داده‌ها و اطلاعات درباره عملیات سازمان می باشد . هوشمندی سازمان به مدیران كمك می كند تا دانش گسترده‌تری از عوامل مؤثر در عملیات شركت مانند معیارهای اندازه‌گیری فروش، تولید و عملیات داخلی را در اختیار داشته باشند ، همچنین آنها را در اتخاذ تصمیم های بهتر كمك مي نمايد.
هوشمندی سازمان به مديران كمك می كنند تا ثبات و پایداری بیشتری را ایجاد كنند و فرآیند تصمیم گیری مبتنی بر داده‌ها كه نتایج بهتری دارد را جایگزین تصمیم گیری برمبنای حدس و گمان در فعالیت های جاری نمایند، بطور كلي، سیستم های كاربردی كه به دنبال تحقق هوشمندی در سازمان ايجاد مي شود ارتباط بین واحد ها را افزایش داده، فعالیت ها را هماهنگ می كند و سازمان را برای پاسخ سریع‌تر به تغییرات تجهیز می نماید. هنگامیكه فرآیندهای ايجاد هوشمند ي در سازمانها به طور مناسب و صحیحی طراحی و با اهداف سازمان منطبق شده باشند و اطلاعات بدست آمده از آن برای تصمیم سازی قابلیت استفاده داشته باشند ، قادر خواهند بود تا عملكرد سازمان را بهبود دهند و پاسخگويي را به صورت شفاف امكان پذير نمايد .
براي بيان ارتباط هوشمندي سازمان و بودجه ريزي عملياتي به ويژگيهاي نظام بودجه ريزي عملياتي اشاره مي شود. بودجه‌ريزي عملياتي به‌منظور اصلاح مديريت سازمان‌هاي دولتي پايه‌ريزي شده و از ويژگي هاي ذيل برخوردار است :

1 - تمركز بر نتايج
2 – انعطاف‌پذيري
3 - افزايش اثربخشي و كارايي برنامه‌ها و فعاليت‌ها
4 - بهبود نظارت و كنترل در برنامه‌ها
5 - قدرت پاسخ‌گويي به نيازهاي گوناگون اطلاعاتي مديران و در نتيجه سهولت و دقت در تصميم‌گيري آنها

همانطور كه ملاحظه مي فرماييد ارتباط تنگاتنگي بين اهداف هوشمندي سازماني و ويژگيهاي بودجه ريزي عملياتي وجود دارد در نتیجه تحقق بودجه ريزي عملياتي بدون هوشمندي سازماني امكان پذير نمي باشد.
در جدول ذیل به برخی از تفاوتها و ویژگی های تحقق سیستم هوشمندی در سازمان و عدم تحقق آن در سیستم اشاره شده است:

سیستمی که هوشمندی سازمان در آن محقق شده سیستم بی تفاوت نسبت به اجرای هوشمندی سازمان
متعهد می شود وعده می دهد
در هنگام بروز اشتباه به آن اعتراف می کند در هنگام بروز اشتباه به دنبال مقصر می گردد
ماموریت ها به موقع انجام می دهد و وقت اضافی می آورد همیشه آنقدر گرفتار است که نمیتواند به کارهای ضروری به پردازد
به بررسی دقیق یک مشکل می پردازد از کنار مشکل گذشته و آن را حل نشده رها میکند
مدیرانش می گویند : باید برای مشکل راه حلی پیدا کرد مدیرانش می گویند: هیچ کس راه حلی را نمیداند
می داند به خاطر چه چیزی پیکار میکند و بر سر چه چیزی توافق و سازش نماید آن جا که نباید، سازش میکند، و به خاطر چیزی که ارزش ندارد، مبارزه میکند
با جبران اشتباهش، تاسف و پشیمانی را نشان میدهد نسبت به اشتباهش تاسف می خورد اما در آینده اشتباه را تکرار می کند
اختلالات سیستمی و انحراف از ماموریت به سادگی قابل ردیابی است در اکثر موارد تشخیص مشکلات ، رفع انحراف از ماموریت دشوار است
گامهای متعادلی بر میدارد دو نوع سرعت دارد، یا خیلی تند و یا خیلی کند.




بودجه ریزی عملیاتی ، پاسخگویی و شفاف سازی

با بررسي واقع بینانه و اجمالی از رفتار و گفتار افراد و گروههاي مختلف در جامعه كنوني ما در مورد عملکرد سازمانها و دستگاههای اجرایی چنین برداشتی حاصل می شود :
دستگاه هاي اجرايي ، سازمانها و نهادهاي عمومي غير دولتي از بهره وری پایینی برخوردارند لذا به جاي ارائه گزارشات دقيق و شفاف ، گزارشات کلي ارائه مي دهند که ميزان اثربخشي آنها قابل اندازه گيري نمي باشد وگرايش به گزارشات مثبت روحيه نقد پذيري آنها را كمرنگ كرده است.
از منظر عوام شايد اين امر به دلايل مختلف منجمله سو استفاده متوليان و مسئولان ، ضعف در مديريت آنها و فقدان يك نظارت كامل بر آنها باشد ، اما از منظر كارشناسان مهمترين عوامل عبارتند از : فقدان برنامه مناسب ، عدم تشخيص و تبيين شاخصهاي عملكرد کلیدی و اولويتبندي صحيح و پايبندي به ماموريتها و تحقق اهداف سازماني مي باشد. به عبارت ديگر مهمترين دليل آن شيوه برنامه ريزي و بودجه ريزي آنها است که اين مشکلات را به دنبال داشته است ، ناگفته پيداست اگر نظام برنامه ريزي و بوجه ريزي به سمت سيستمي نوين و پاسخگو حرکت کند ، مشکلات فوق الذکر نيز به سادگي رفع خواهند شد .
نظام بودجه ريزي عملياتي قدرت پاسخگويي و دفاع از عملکرد سازمان ها را افزايش مي دهد (با تاكيد فراوان بر محصولات و خروجيها نه داده ها و ورودي ها) و ميزان اثربخشي و كارايي را به راحتي آشکار مي نماید . زيرا بودجه ريزي عملياتي ، بودجه اي است که بر مبنا برنامه اي استراتژيك و چشم انداز روشن و بر اساس وظايف ، عمليات و پروژه هايي که سازمان تصدي آن را به عهده دارد تنظيم مي شود نه آنچه به مصلحت افراد يا افکار عمومي مي باشد.
سازمانها و دستگاههاي اجرايي بايد آگاهي و مهارت خود را به منظور اجراي اين نظام بودجه ريزي افزايش دهند اما اين افزايش آگاهي و مهارت بدون تغيير قوانين و مقررات فعلي و انعطاف متوليان اجراي بودجه غير ممكن به نظر مي رسد . بي توجهي نسبت به ايجاد زير ساختهاي لازم جهت اجراي بودجه ريزي عملياتي سازمانها و مجريان بودجه را وادار مي كند كه "ضوابط غير واقع بينانه" را در مورد بودجه بكار گيرند .
آنچه مسلم است در اجراي بودجه ريزي بر مبناي عملكرد هم بايد توان اجرايي تك تك سازمانها را در نظر گرفت و هم ارتباطات رسمي و غير رسمي بين آنها مورد توجه قرار گيرد و به تناسب آن قوانين مربوطه وضع گردد .
توانمند ساختن سازمانها به جهت اجراي بودجه ريزي عملياتي بدون در نظر گرفتن قوانين و مقررات خاص آن و مطالبات غير معقول از دستگاهها ، بزرگترين چالش در اجراي بودجه ريزي عملياتي مي باشد ، پس بايد با چشماني باز ، عمل نمود تا دولت و مجريان نظام بودجه ريزي عملياتي با فیدبک جبرانی(Compensating Feedback واکنش های سیستم کلی به يك عمل جديد و نحوه تفسیر سیستم از کارکرد در آن) مواجه نشوند.
سه وجه اساسي در عمليات پولي و مالي سازمانها وجود دارد كه بايد به صورت هماهنگ و سیستماتیک در نظر گرفته شود تا نظام بودجه ريزي عملياتي بتواند كارايي لازم را داشته باشد

1 – بودجه ( عملياتي ) در حوزه معاونت برنامه ريزي و نظارت راهبردي رييس جمهور مي باشد
2 – حسابداري ( تعهدي ) در حزه وزارت اقتصاد و امور دارايي مي باشد
3 – حسابرسي ( عملياتي ) در حوزه ديوان محاسبات قرار گرفته است

اگر به وضعیت موجود نگاهی موشکافانه داشته باشیم ، در می یابیم که قوانین و مقررات فعلی مانعی بزرگ در راستای هماهنگی و ارتباط بین این سه وجه می باشد به عنوان نمونه معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی براساس قوانین خود بر مبنای برنامه از دستگاه ها گزارش گیری می کند و تخصیص صادر می نماید در حالیکه عاملان ذیحساب برمبنای فصول هزینه و برنامه به وزارت اقتصاد و امور دارایی گزارش می دهند ، در عین حال نهادهای نظارتی منجمله دیوان محاسبات نیز با رویکردی جدید به حسابرسی عملیاتی می پردازد . موارد مذکور فشارهای مضاعف بر سازمانها وارد می کند و آنها مجبور می شوند گزارشهای غیر واقعی ارائه دهند و نهایتاً دست به اقداماتی بزنند که با ماموریت آنها هم خوانی ندارد . در نتیجه آنچه در مجموع حاصل می شود مغایر اهداف تبیین شده است.
برای روشن تر شدن بحث به دو مورد اشاره می شود :
بسیاری از دولت ها به خوبي دریافته اند که مبارزه شدید با مواد مخدر منجر به افزایش قیمت مواد در بازار سیاه و به جان هم افتادن دلالان و معتادان می شود. بسیاری مواقع دولت با بلوکه کردن یک محموله مواد مخدر، آمار قتل و جرم و جنایت را در منطقه فروش آن محموله به شدت بالا برده است. یعنی صرفا جرم و جنایت از حوزه ای به حوزه دیگر منتقل شده و کاری اساسی انجام نشده است.
نمونه ای ديگر چند سال پیش که بحث افزایش جریمه های رانندگی شروع شده بود با یکی از مسئولین در این زمینه صحبت شد. سوالي از ايشان پرسيده شد با اين مضمون : چرا جریمه ها را زیادتر نمی کنید تا کسی جرات خلاف کردن نداشته باشد؟ در کشورهای غربی، جریمه ها ممکن است چند برابر حقوق ماهانه نیز بشود. به پاسخي كه داده شد توجه نماييد : در آن صورت امكان دارد پلیس فاسد شود. بالاخره افزایش جریمه باید متناسب با توان اجرایی و ظرفیت سیستم باشد. در صورت افزایش جریمه بسیاری از مردم ممکن است به دلیل فشار وارده دست به اقدامات غیر منتظره ای در برابر پلیس یا حتی یکدیگر بزنند. خلاصه اینکه حتی در صورت کاهش جرائم رانندگی، جرائم دیگر بالا می رود. این دور اندیشی و نگاه سیستمی به مسائل می تواند بسیار راه گشا باشد.

پیتر سنگ از پیشتازان نظریه سازمانهای یادگیرنده در کتاب معروفش به نام پنجمین فرمان می گوید:
"عمل چشم بسته هر اندازه سخت، واکنشی سخت تر و بدتر از طرف سیستم را سبب می شود."
در ادبیات ما نیز این مسئله کشف شده است و به شکل های مختلف مطرح شده است.
"سخت میگیرد جهان بر مردمان سخت گیر"
حافظ می فرماید:
"دولت آن است که بی خون دل آید به کنار
ورنه با سعی و عمل باغ جنان این همه نیست."
حافظ در جایی دیگر به زیبایی تمام تر می فرماید:
"بشنو این نکته که خود را ز غم آزاد کنی
خون خوری گر طلب روزی ننهاده کنی"

تقلیل گرایی و کل گرایی در نظام بودجه ریزی عملیاتی

دکارت در قرن هفدهم معتقد بود موجودات غیر انسانی را می توان به صورت ماشینی و با کنار هم قرار دادن اجزاء آنها ساخت.
نظریه سیستم ، به ارتباط بسیار تنگاتنگ اجزاء آن با هم تاكيد دارد. روش متداول شناخت هر سیستم به صورت زیر است:

1- سیستم را به اجزاء تشکیل دهنده آن بشکنید.
2- هر جزء را به طور مجزا شناسایی و بررسی کنید.
3- رفتار کلی سیستم را از مجموع رفتار اشیا شناسایی کنید.

برای شناخت مواد شیمیایی آنها را به اجزاء خود یعنی ملکول ها تفکیک می کنیم و متوجه می شویم همه ملکول ها از اتم هایی که در طبیعت بسیار محدود می باشند تشکیل شده اند (عناصر شیمیایی) و بعد متوجه می شویم که همه اتم ها از سه جزء پایه ای الکترون، پروتون و نوترون تشکیل شده اند. به این رویکرد، یعنی تفکیک کل سیستم به اجزاء آن، تقلیل گرایی (reductionism) گفته می شود.
همانطور که می بینید، در رویکرد سه مرحله ای بالا چیزی از قلم افتاده است. وقتی سیستم را به اجزاء تفکیک می کنیم، رابطه های بین اجزاء را ندیده می گیریم. آیا رابطه ها در بطن اجزا وجود دارند و با شکستن سیستم به اجزاء به ارث می رسند یا اینکه بیرون از اجزاء هستند و قسمتی از ماهیت سیستم هستند؟
امروزه در برابر دیدگاه تقلیل گرایی (reductionism)، دیدگاه کل گرایی (Holism) قرار گرفته است که همه چیز را به هم مرتبط می داند.
براي اجراي بودجه ريزي عملياتي به هر دو ديدگاه نياز هست در ديدگاه اول هر سازمان بايد بتواند نظام بودجه ريزي عملياتي و محاسبه بهاي تمام شده كالاها و خدمات خود را اجرا كند و به سمت هوشمندي سازماني گام بردارد و از ديدگاه دوم دولت قوانين و مقررات را به گونه اي وضع نمايد و شرايط را به شكلي رقم بزند كه تك تك سازمانها در تعامل و چشم انداز مشترك با يك نگاه واحد به سمت اهداف ترسيم شده ميل كنند به طوري كه با شفاف سازي و ايجاد هم افزايي ، اهداف بيشتري را محقق سازند .
تجربه سالهای اخیر نشان داده فرایند بودجه ریزی افزایشی بوده و در هیچ زمانی بودجه واقعاً به آن شکل که بین بخشهای متشکله آن به عنوان یک کل ، رابطه نظام یافته ای ( سیستماتیک) برقرار باشد ، مورد توجه قرار نگرفته است . اگر این فقدان هماهنگی از بی اطلاعی نسبت به فعالیتهای دیگر سازمانها با پیچیدگی های سازمان ناشی گردد می توان خوش بین بود که از طریق یک ستاد متعهد یا نوعی مکانیسم هماهنگ کننده رسمی ، بر این مشکل بتوان غلبه کرد . با این حال مشکل موجود در زمینه هماهنگی از دیدگاههای مختلف درباره سیاستهایی ناشی می شود که دست اندرکاران بودجه و دستگاه های اجرایی با پایگاههای مستقل نفوذ در دولت ، مجلس شورای اسلامی و جامعه از آنها برخوردار هستند . دراین حالت تنها راه برای نیل به هماهنگی آن است که یکی از طرفین ، طرف دیگر را متقاعد یا منکوب کند ، و یا با آن برای رسیدن به هماهنگی به چانه زنی بپردازد .اگر هماهنگی به معنای آگاهی متقابل از فعالیتهای یکدیگر باشد که مشکلی پیش نمی آید اما اگر هماهنگی به این معنا باشدکه یکی از طرفین به دیگری تسلیم شود در این صورت ممکن است در ظاهر هماهنگی بدست آید ، زیرا وقتی معلوم شود که هماهنگی اغلب بیان دیگر زورگویی است ، هیچکس ، منجمله شخص رییس جمهور ، هیئت دولت و نمایندگان مردم در مجلس و سازمانها و نهادهای نظارتی مسئولیت اجرا و بررسی " بودجه به عنوان یک کل" را بر عهده ندارند و هیچ کس نمی تواند رجحانهای خود را اعمال کند .
سپردن امر ایجاد هماهنگی به قدرت رسمی همراه با روابط غیر رسمی ، معادل ایجاد یک تغییر اساسی نظام سیاسی ملی ، مشتمل بر الغاء تفکیک قوا ، یک نظام کنترل حزبی و از این قبیل است. این قدرت رسمی با برپایی نظام بودجه ریزی عملیاتی می تواند ایجاد شود که نه تنها بر ارتباطات و ایجاد هماهنگی در تقویم هزینه های دستگاه ها به منظور کسب نتایج از پیش تعیین شده باهم تاکید دارد بلکه این ارتباط و هماهنگی را در هر سازمان به عنوان یک جزء از کل ایجاد می نماید به طوری که روابط بین هزینه ها و نتایج را در هر سازمان آشکار می سازد.
با توجه به مطالب صدر الاشاره و با وجود قوانين و مقرراتي كه در حال حاضر در ايران جاري و ساري است به سختی مي توان به اجراي بودجه ريزي عملياتي اميدوار بود ، اگرچه اقدامات مناسبی نیز در این زمینه صورت گرفته ، دليل آن نيز روشن است ، تحقق هوشمنديِ سازمانها در ايران از ديد مسولان و مديران اجرايي به دليل كمبود زيرساختهاي شكلي و محتوايي ، خواه از منظر سرمايه هاي انساني و خواه از منظر تكنولوژي و منابع مادي ، امري مشكل است . از طرف دیگر در چرخه بودجه کشور دستگاه ها و سازمانهای زیادی نقش ایفا می کنند که متاسفانه هماهنگی و ارتباط موثر بین آنها کمتر ایجاد شده و هریک بر مبنای قوانین و مقررات خود مسئولیت خود را در این چرخه انجام می دهد بدون اینکه انسجام و یکپارچگی نظام یافته ای در آن یافت شود . در اينجا به بديهي ترين موارد اشاره مي شود :

اولا: در اجراي اين نوع بودجه ريزي مهمترين اصل وجود اطلاعات به هنگام و صحيح است اما واقعيت اين است كه با توجه به سيستم حسابداري نقدي به جاي حسابداري تعهدي كه در اكثر سازمانها و دستگاه هاي دولتي برقرار مي باشد ، اين امكان وجود ندارد .

ثانيا: بودجه ريزي عملياتي فرايندي است سيتماتيك كه بايد به صورت مرحله به مرحله و تدريجي مانند حلقه هاي يك زنجير تحقق يابد ناديده گرفتن هر مرحله و يا رعايت نكردن اصول آن منجر به عدم تحقق آن مي شود و در شرايط فعلي امكان تحقق همه مراحل با سرعتي متعادل امكانپذير نمي باشد. همانطور كه مي دانيد اگر زنجيری بسيار قوی داشته باشيم كه هر يك از حلقه هايش دارای توان بسيار زيادی باشد، اما فقط يك حلقه ضعيف در بين حلقه های آن موجود باشد، توان زنجير به اندازه توان آن حلقه ضعيف خواهد بود، چرا كه بر اثر اولين كشش، حلقه ضعيف باعث می شود كه كل زنجير از هم بگسلد. اين تئوری در خصوص هر سيستم و فرآيندي صادق است. اگر يك بخش از فرايند يا سيستم وظيفه خود را به شكل ضعيفی ارائه دهد،‌در واقع نقش همان حلقه ضعيف را بازی كرده لذا نتيجه دلخواه حاصل نمي شود . با توجه به شرايط موجود حلقه هاي ضعيف زيادي زنجيره نظام بودجه ريزي عملياتي در ايران را تشكيل مي دهند ، از كمبود دانش و عدم توان اجراي سازمانها گرفته تا كمبود قوانين و مقررات و زير ساختهاي مربوط به اجرای بودجه ریزی عملیاتی ، همگی عواملی هستند که می توانند به تنهایی نقش آن حلقه ضعیف را ایفا می کنند.
در اینجا با نگاه اجمالی به سيكل بودجه يا همان مراحل گردش بودجه در ايران به برخی از مشکلات اشاره می شود . لازم به یا آوری است که پاسخگویی به مشکلات ارائه شده در این مبحث نیاز به کار کارشناسی و بررسی های زیادی دارد که نمی توان به همه آنها پرداخت در اینجا فقط به مشکلات اشاره می شود زیرا اعتقاد براین است که فهمیدن و شناسایی مسئله خود نیمی از راه حل می باشد.
سیکل بودجه در ایران همانند ساير كشورها از نظام پارلماني پيروي مي كند و از چهار مرحله تشكيل شده است ، اين مراحل عبارتند از :
مرحله اول : تهيه و تنظيم بودجه
كه از فني ترين و پيچيده ترين مراحل گردش بودجه به شمار مي آيد و انجام آن از وظايف قوه مجريه است شامل صدور بخشنامه بودجه ، تهيه و تنظيم بودجه دستگاه هاي اجرايي وتصويب در هيئت وزيران مي باشد.
مرحله دوم : تصويب بودجه
از وظايف قوه مقننه مي باشد و در واقع قوه مقننه با تصويب بودجه ، سياست ها و برنامه هاي دولت را براي سال بودجه اي تاييد مي كند كه شامل مراحل مختلفي منجمله : بررسي در كمسيونهاي تخصصي و كمسيون اصلي ، بررسي و تصويب كليات بودجه در جلسات علني مجلس، بررسي و تصويب تبصره ها و جزئيات بودجه است.
مرحله سوم : اجراي بودجه
مهمترين مرحله از مراحل سيكل بودجه مي باشد و اجراي آن از وظايف قوه مجريه است و در چهر مرحله صورت مي گيرد : ابلاغ بودجه ، امضاء و مبادله موافقتنامه طرح ها و فعاليتها ، تخصيص اعتبار و نهايتاً اجراي تفضيلي بودجه
مرحله چهارم : نظارت بر بودجه
نظارت به معني مجموعه اقدامات و عمليات استاندارد شده اي است كه به منظور روشن ساختن ميزان كمي انحراف امور اجرايي مورد نظر از ضوابط و برنامه هاي پيش بيني شده صورت مي گيرد. مهمترين اهداف كنترل بودجه شامل : تامين مقاصد قانون گذار ، حفظ محدوديتهاي مالي ، اصلاح و بهبود برنامه ها مي باشد . در ايران بيش از 22 مرجع و دستگاه نظارتي و بازرسي وجود دارد كه به طور مستقيم و غير مستقيم ، به ويژه بر امور پرداختها و هزينه ها بازرسي و نظارت مي كنند.مهمترين آنها عبارتند از : معاونت برنامه ريزي و نظارت راهبردي رييس جمهور ، وزارت امور اقتصاد و دارايي ، ديوان محاسبات ، سازمان حسابرسي و سازمان بازرسي كل كشور

همانطورکه ملاحظه شد در تحقق یک چرخه بودجه سازمانهای زیادی درگیر هستند و هر کدام از آنها باید کار خود را صحیح انجام دهند تا یک سیکل بودجه اثربخش شکل بگیرد . در صورتی که هریک از این قسمتها نتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند کل این فرایند دچار مشکل شده و نتیجه لازم حاصل نمی شود. آنچه که هرگز نباید فراموش شود هماهنگی و ارتباط موثر بین دستگاه های متولی این چرخه می باشد ، چنانچه این ارتباط با خللی مواجه شود باید فاتحه اجرای نظام بودجه ریزی کارا و اثربخش را خواند . هرچند هر یک از سازمانها وظایف خود را به خوبی انجام دهند، اما این حسن انجام کار ، مستقل از دستگاه ها و سازمانهای دیگر باشد .
اجرای بودجه ریزی عملیاتی تاحد زیادی این امکان را فراهم می کند اما هرگز نباید فراموش کرد که تنها راه ایجاد ارتباط موثر و هماهنگی بین دستگاههای متولی اجرای بودجه تهیه و تدوین قوانین و مقررات جدید است که می تواند این فاصله ها را بپوشاند و رفع نماید .برای بیان اهمیت موضوع به این مثال ساده توجه كنيد :
اگر از مديران ارشد دستگاه هاي اجرايي يك سوال ساده پرسيده شود و آن اينكه ميزان تعهدات و درآمدهاي خودشان را طي 24 ساعت بيان كنند . توجه شود كليه تعهدات و درآمدها ! آنچه كه مسلم است باتوجه به سيستم حسابداري موجود ( نقدي ) و قوانين خاص خودش اكثر آنها نمي توانند به سادگي پاسخي براي اين پرسش بيابند . زيرا همواره تعهدات بر عهده سازمانها وجود دارد كه در سيستم حسابداري آنها ثبت نشده و به همين تناسب درآمدهايي وجود دارد كه آنها را نيز نمي توان ثبت كرد.
سازمانها دولتي باتوجه به تجربيات و ارتباطات خود و مواجهه با مسايل مختلف علاقه مند به گسترش منابع خود هستند اما در این مورد سوالات اساسي كه مطرح مي شود عبارتند از :
اين سازمانها تا چه ميزان مي توانند اعتبار مطالبه كنند ؟ براي تحقق چه هدفي ؟ آيا درخواست آنها واقع گرايانه است( مرتبط با ماموريت سازماني ) ؟
اگر دستگاه هاي اجرايي بتواند هزينه هاي اجتتناب ناپذير و مستمر خود را به طور دقيق جمع بزنند تا حد زيادي مشكلات آسان خواهد شد اما اين اتفاق به گونه اي ديگر رخ مي دهد دستگاه هاي اجرايي با توجه به شرايط نامطمئن مبالغي بيش از آنچه به طور واقعي نياز دارند به عنوان پيشنهاد ارائه مي دهند و در مقابل با توجه به محدوديت منابع ، دستگاههاي تخصيص دهنده ، اين پيشنهادها را نامعقول برآورد ميكنند و درصدهاي كمتري به آنها تخصيص مي دهند پس اعتبار آنها لطمه مي بيند و افت مي كند در اين كشمكش ها است كه پاي ضوابط غير واقع گرايانه به ميان مي آيد و دستگاه ها به آن متوسل مي شوند که شامل تغییر اولویتها ، موازی کاریها ، دوباره کاریها و کم کاریها ، انحراف از برنامه و نهایتاً تفسیر قوانین یا به عبارت بهتر قانون گریزی و از این قبیل می باشد در اين شرايط ديگر نمي توان حرفي از كارايي و اثربخشي به ميان آورد.
همانطور که در چرخه بودجه گفته شد اولين گام در فرايند تهيه و تنظيم بودجه بخشنامه بودجه است و این بخشنامه شامل پیوست‌های ضوابط مالی ناظر بر تنظیم بودجه، دستورالعمل تهیه و تنظیم بودجه، دستگاههای اجرایی ملی و استانی، دستورالعمل تهیه و تنظیم بودجه شرکت‌های دولتی، دستورالعمل تعریف و تعیین فعالیت‌های ذیل برنامه‌های دستگاه‌های اجرایی منتخب و دستورالعمل تهیه و تنظیم برنامه سالانه است . بنابراین اساس و پایه بودجه ريزي دستگاههاي اجرايي در بخشنامه بودجه بيان شده است كه متاسفانه به جرات مي توان گفت كه با توجه به عملكرد سالهاي اخير دستگاه هاي اجرايي از ضمانت اجرايي مناسبي برخوردار نيست و در بسياري از موارد اشكالات شكلي و محتوايي دارد . اين اشكالات حتي در نحوه تكميل فرم ها جهت ارائه پيشنهادهاي دستگاه ها نيز وجود دارد كه تحقق بودجه ريزي عملياتي را دچار اخلال مي كند .
به عنوان نمونه همان طور مي دانيد در نظام بودجه ريزي عملياتي از طريق اعطاي اختيار به مديران به آنها کمک می شود تا با ارزيابي شاخصهای عملكرد کلیدی سازمان متبوع خود در تحقق اهداف و اثربخشي و کارایی سازمان تلاش نمایند. پيش نياز اين گونه اقدامات وجود قوانين و مقررات مناسب هستند که قوانين و مقررات استخدامي ، مالي و محاسباتي و نظارتي جنبه هايي از آن مي باشد. متاسفانه شرايط موجود اين امكان را از مديران مي گيرد.
فرض کنید مدیر بخشی از یک دستگاه با توجه به تجربه خود نتیجه گرفته است که اکثر کارهای واگذار شده به حوزه مسئولیت خود را با تعداد محدودی از افراد به طور دقیق تر و سریعتر می تواند انجام دهد اما شرایط و مقررات به گونه ای است که او هرگز نمی تواند وظایف محوله را در غالب پروژه با هزینه کمتر و سرعت بیشتر انجام دهد زیرا باید پاسخگوی بروکراسی های اداری و مقررات استخدامی باشد .اگر بخواهد روال اداری طی شود باید پرداختها در غالب خاص خود صورت پذیرد اما اگر بخواهد پروژه ای عمل کند مقررات مالی این اجازه را نمی دهد که یک سازمان به شخص استخدام شده خود پرداختی غیر از چارچوب حقوقی پرداختی داشته باشد ، نتیجه آنکه مديران بايد برنامه ها پيشنهادي و گزارشات عملكرد خود را به هم تفكيك فصول هزينه و هم به صورت برنامه/ فعاليت به مراجع ذي صلاح ارائه نمايند در هر صورت آنچه مسلم است اطلاعات و گزارشات از اين قبيل قابليت اطمينان پاييني دارند. و مديران امكان اقداماتي جهت افزايش اثر بخشي و كارايي ندارند چون بايد در يك چارچوب تعريف شده بدون انعطاف ماموريتهاي سازمان خود را به سر انجام رسانند.
در اینجا پيشنهاد مي شود باتوجه به ارتباط مستقيم مديريت مالي سازمانهاي دولتي با بودجه مصوب سالانه دولت و اهميت كنترل بودجه اي در حسابداري دولتي، جهت گيري هدفهاي دولت در ابعاد مختلف با توجه به موارد ذيل صورت پذيرد:
1 - فراهم آوردن زمينه هاي استاندارد كردن خدمات دستگاههاي دولتي؛
2 - افزايش انگيزه كاركنان و مديران و اعطاي اختيارات لازم به آنان؛
3 - جايگزيني كنترل نتايج فعاليتها به جاي كنترل مراحل انجام كار.
4 - استفاده بهينه از منابع و ظرفيتهاي موجود؛
عمليات سازمان درصورتي كارآمد و اثر بخش است كه به توليد كالاها و يا ارائه خدمات مفيد و موردانتظار منجر شود، زيرا كارآمدترين توليدكننده نيز اگر محصولاتش تقاضايي نداشته باشند ، به اجبار كار خود را از دست خواهد داد . با وجود اين، بسياري از شركتهاي دولتي هنوز برمبناي اصل چگونگي انجام عمليات به جاي تعيين نوع عمليات و دلايل انجام فعاليت ،كار مي كنند.و بي توجه به اين نكته مي باشند
در سازمانهاي دولتي، معمولاً قوانين و مقررات، استانداردهاي كنترل كننده براي كاركنان محسوب مي شوند و لازم است باتوجه به حركت جدي دولت به سمت بودجه ريزي عملياتي ، توجه به هزينه ها و نحوه تهيه بودجه و عملياتي تر شدن آن هرچه بيشتر موردتوجه قرار گيرد.






نتیجه

بودجه ریزی عملیاتی روشی است که با تکیه بر حقایق شکل می گیرد حقایقی که با واقعیتها اجین شده اند زیرا بر نتایج و خروجها توجه دارد و ارتباط بین هزینه ها و نتایج را مورد بررسی قرار می دهد . برای اجرای بودجه ریزی عملیاتی باید از دو جهت و با نگاهی سیستمی به مسئله توجه کرد :
الف) بالا بردن سطح آگاهی و تعهد سازمانها و دستگاههای اجرایی جهت تحقق اصول بودجه ریزی عملیاتی در سازمانها (جزء گرایی).
ب ) ایجاد ارتباط هماهنگی فرا دستگاهی و وضع قوانین و مقررات مرتبط با بودجه ریزی عملیاتی با توجه به سیکل بودجه و با درنظر گرفتن الزامات قانونی موجود(کل گرایی).
مهمترین اصل برای رسیدن به اهداف بودجه ریزی عملیاتی ایجاد هوشمندی در سازمانها است ، زیرا هوشمندی سازمانی كمك می كند تا ثبات بیشتری ایجاد شود و فرآیند تصمیم گیری مبتنی بر داده‌ها - كه نتایج بهتر و مطمئن تری دارد- را جایگزین تصمیم گیری برمبنای حدس و گمان در فعالیت های روزمره نمایند. بعلاوه، تحقق هوشمندی سازمان ، ارتباط بین واحد ها را افزایش داده ، فعالیت ها را هماهنگ می كند و مدیران را برای پاسخ سریع‌تر به تغییرات تجهیز می نماید.
هرگاه سیستم هوشمندی سازمانی به طور صحیح ، طراحی و با فرآیند های بودجه ریزی عملیاتی منطبق شده باشند اطلاعات حیاتی تولید می کنند که برای تصمیم سازی قابلیت استفاده دارند ، اطلاعات حیاتی همان شاخصهای کلیدی عملکرد می باشند که مدیران به وسیله آنها قادر خواهند بود تا عملكرد سازمانشان را بهبود دهند. دسترسی به اطلاعات صحیح و به موقع سرمایه ای مهم برای هر سازمانی محسوب می شود، زیرا سرعت تصمیم‌گیری ها را افزایش داده و رضایت مشتریان را به همراه خواهد داشت.
عدم درك صحيح و مناسب مسئولين از بودجه ريزي عملياتي را مي توان ، به عنوان بزرگترين مانع اجراي بودجه ريزي عملياتي بيان نمود و با توجه به عدم درك صحيح و یکسان از موضوع ، التزام كافي نيز براي اجراي آن وجود ندارد و سلائق شخصي مي تواند بر موضوع تاثير گذار باشد . اجراي بودجه ريزي عملياتي در شرايطي كه در سال هاي اخير عمده ترين روش جهت تدوين بودجه ، تخصيص منابع متناسب با انتظارات مديران بود و عامل چانه زني براي دريافت منابع بيشتر ، نقش اصلي را ايفا مي كرد بدون در نظر گرفتن قوانين و مقررات مربوطه و بخشنامه هاي صادر شده به سادگي قابل اجرا نمي باشد . لذا بايد به صورت تدريجي و قوانين تعديل شده آنها را عملياتي نمود ، لازم به یادآوری است كه اين قوانين بايد قابليت اجرا و درك براي سازمانهاي فعلي را داشته باشند . حسن ختام مقاله با حكايتي در اين زمينه بيان مي شود كه داراي نكاتي بسيار مهم مي باشد:
روستايي بود دور افتاده كه مردم ساده دل و بي سوادي در آن سكونت داشتند. این روستا کدخدایی باتجربه و مدبر داشت و با توجه به ساده لوحي آنان ، بر آنان به نوعي حكومت مي كرد و سعی می کرد موجبات پیشرفت روستا را فراهم کند . برحسب اتفاق گذر يك رهگذر به آن روستا افتاد و متوجه عقب ماندگی روستا و حکومت کدخدا بر آنجا شد . بنابراین به بحث با کدخده پرداخت كه از اغفال مردم دست بردارد و با شیوهای نوین موجب پیشرفت روستا شود و گرنه او را رسوا مي كند. اما کدخدا نپذيرفت. بعد از بحث و مجادله فراوان رهگذر با مردم روستا از سیستمهای جدید و کهنگی روش کدخدا سخن گفت و نسبت به عقب ماندگی مردم هشدار داد. بعد از كلي مشاجره بين رهگذر و کدخدا قرار بر اين شد كه فردا در ميدان روستا رهگذر و کدخدا مسابقه بدهند تا معلوم شود كداميك باسواد و كداميك بي سواد هستند پس می توانند روستا را توسعه دهند . در روز موعود همه مردم روستا در ميدان ده گرد آمده بودند تا ببينند آخر كار، چه مي شود.
کدخدا به رهگذر گفت: بنويس «مار» . رهگذر نوشت: مار . نوبت کدخدا كه رسيد شكل مار را روي خاك كشيد . و به مردم گفت: شما خود قضاوت كنيد كداميك از اينها مار است؟ مردم كه سواد نداشتند متوجه نوشته مار نشدند اما همه شكل مار را شناختند و به جان رهگذر افتادند تا مي توانستند او را كتك زدند و از روستا بيرون راندند.
کدخدا با توجه به پختگی و تجربه خود ، شرایط مردم روستا را درک کرده بود و با توجه به توان آنها به توسعه می اندیشید ، اما رهگذر بی توجه به شرایط و موقعیت و برمبنای آنچه آموخته بود - هرچند با نیت خیر – به فکر توسعه روستا بود اما موفقیتی نداشت .
اگر مي خواهيم بر ديگران تأثير بگذاريم يا آنها را با خود همراه كنيم بهتر است با زبان، رويكرد و نگرش خود آنها، با آنها سخن گفته و رفتار كنيم. هميشه نمي توانيم بااصول و چارچوب فكري خود ديگران را مديريت كنيم. بايد افكار و مقاصد خود را به زبان فرهنگ،نگرش، اعتقادات، آداب و رسوم و پيشينه آنان ترجمه كرد و به آنها داد.
"بودجه ریزی عملیاتی متمرکز شدن به حقایق با نگاه واقع بینانه است ، که باید با توجه به شرایط محاطی و محیطی موجود محقق شود."


 منابع :

1. آرون ویلداوسکی ، بودجه بندی یک تئوری تطبیقی فرآیندهای بودجه ای ، چاپ اول ، تهران ، سازمان برنامه و بودجه،ترجمه مسعود محمدی ، 1376
2. مسعود ابوالحلاج ، جزوه آموزشی ، ساختار مالی دولت و بودجه ریزی عملیاتی و تجارب بخش بهداشت و درمان ، فروردین ماه 1386
3. كردبچه محمد ، نظام بودجه‌ريزي عملياتي ، چاپ اول ، تهران ، سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور ،1385
4. فرزيب عليرضا ، بودجه‌ريزي دولتي در ايران ، چاپ پانزدهم ، تهران ، مؤسسه‌ي عالي آموزش و پرورش مديريت و برنامه‌ريزي ، 1381
5. محمد حسن آبادی ، علیرضا نجار صراف ، مدل جامع نظام بودجه ریزی عملیاتی ، چاپ اول ، انتشارات مركز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران ،1386
6. قادري محمدرضا ، بودجه‌ريزي نوين دولتي ، چاپ اول ، تهران ، سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور ، 1385
7. عزيزي غلامرضا ، فراگرد تنظيم و كنترل بودجه‌ي دولتي ، چاپ اول ، تهران ، شهرآشوب ، 1382
8. فرهنگ‌مهر حسين ، زمينه‌ي بودجه‌ريزي ، چاپ اول ، تهران ، دفتر پژوهش‌هاي فرهنگي ، 1382
9. احمدي دكترعليرضا ، نگرشي جامع بر مديريت استراتژيك ، چاپ دوم ، تهران ، توليد دانش ، 1382
10. شريفي كلويي ، منصور ، راهنماي اجرايي برنامه‌ريزي استراتژيك ، چاپ اول ، نشر آروين ، 1376
11. سيدجوادين ، دكتر سيدرضا ، تئوري‌هاي مديريت ، چاپ اول ، تهران ، سنجش ، 1382
12. طاهري ، شهنام ، بهره‌وري و تجزيه و تحليل آن در سازمان‌ها ، چاپ هشتم ، تهران ، نشر مستان ، 1383
13. شريفي كلويي ، منصور ، راهنماي اجراي برنامه‌ريزي استراتژيك ، نشر آروين ، 1376
14. حسابداري صنعتي ، دانشگاه پيام نور تهران ، انتشارات دانشگاه پيام نور، 1380
15. رابينز، استيفن پي. و سنزو، ديويد اي.دي.، مباني مديريت، دفتر پژوهشهاي فرهنگي، ترجمه سيد محمد اعرابي، 1385
16. جلوداري ممقاني ، بهرام ، « تعالي سازماني EFQM » ، چاپ اول ، انتشارات مركز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران ، 1384
17. دكتر رضايي ، كامران ، « QFD رويكردي مشتري‌مدار به طرح‌ريزي و بهبود كيفيت محصول » ، چاپ دوم ، تهران ، نشر آنتا ، 1380





1- اصغر نهضت لیسانس مدیریت بازرگانی
2- سرپرست گروه بودجه و اعتبارات سازمان تبلیغات اسلامی سابقه کار 5 سال
3- آدرس : پاسداران – ميدان هروي – خيابان شهيد ضابطي - كوچه شهيد عوض توحيدي - پلاك 37
4- همراه : 09121544121
5- تارخ تولد : 1360
6- Nehzat_mla @ yahoo.com : E-mail

نرم افزار بودجه ريزي عملياتي الماس

اين نرم افزار امکانات زیر را در اختيار کاربر قرار مي دهد: جهت دانلود بروشور نرم افزار روی لینک زیر کلیک نمایید:

دانلود بروشور شرکت

جهت اطلاع از فعالیتها و خدمات شرکت و دریافت بروشور گروه مشاوران پنکو روی لینک زیر کلیک نمایید:

فيلم هاي آموزشي

مجموعه فیلمهای آموزشی محاسبه قيمت تمام شده ، بودجه ريزي مبتنی بر عملکرد را از طریق آدرس زیر دانلود نمایید: